«Документационное обеспечение управления» - Контрольная работа

Содержание

1. Управление составом документов организации.

Табель форм документов: понятие, назначение,

последовательность составления и оформления (вопрос 5)

2. Способы утверждения документов. Состав реквизита

«Гриф утверждения» и правила его оформления (вопрос 12)

3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления (вопрос 24)

4. Основные понятия об архивном хранении документов. Электронный архив: особенности, принципы построения и преимущества(вопрос 38)

5. Практическое задание (задание № 55)

Список использованной литературы

Введение

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно-гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна-чения. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ-ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од-нотипных управленческих функций и задач.

Выдержка из текста работы

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия.

Утверждение документа осуществляется двумя способами: посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу и находят отражение в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе. Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т.п.).

Документы с аналогичным названием, но имеющие статус локальных нормативных правовых актов, т.е. действующие в рамках одной организации, могут утверждаться любым из двух способов.

При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.

Заключение

одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. — М., 2009.

2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 2009.

3. Государственная система документационного обеспечения уп-равления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 2010.

4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 2009.

5. Кузнецова М.В. Делопроизводство. — М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.—М., 2009.

6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М., 2010.

7. Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспе-чения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 2009.

8. Справочник по подготовке и оформлению официальных доку-ментов.— М., 2010.

9. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М., 2010.

10. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2009.