«Отчет по практике "Документоведение" в РГАЛИ» - Отчет по практике

Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, ранее ЦГАЛИ) - крупнейшее хранилище России, в котором сосредоточены богатейшие материалы по истории отечественной литературы, музыки, театра, кино, изобразительного искусства, архитектуры.

Цель учебно-производственной практики по технологии и организации делопроизводства заключается в приобретении студентами практических навыков на основе теоретических знаний, полученных в университете.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

− изучить и проанализировать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления (ДОУ)) в архиве (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты);

− составить представление о системе делопроизводства архива;

− ознакомиться с содержанием конкретных делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте;

− получить навыки работы с документами на всех стадиях их движения (первичная обработка документов в экспедиции, работа с документами в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных подразделениях, их отправка, организация хранения, подготовка документов к сдаче в архив);

− подготовить отчет, обобщающий полученные знания и практические навыки.

2.1.Структура и функции

Организационная структура группы представлена на рис.2.

Рис.2. Организационная структура группы кадров, документационного обеспечения и контроля исполнения

Источник: сост. авт.

Практика проходила в должности секретаря. В архиве существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы полностью. В таблице 1 представлены задачи и функции группы.

Таблица 1

Задачи и функции группы

Задачи Функции

Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия 1.Разработка и реализация концепции информатизации подразделений архива;

2.Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях архива;

3.Создание и СИФ архива;

4.Ведение делопроизводства;

5.Внедрение и совершенствование автоматизированной системы, сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных;

6.Формирование сводной номенклатуры дел архива;

7.Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства архива;

8.Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции;

9.Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.

Окончание таблицы 1

Информатизация подразделений предприятия. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию. 1.Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота;

2.Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий;

3.Ведение и развитие программно-информационного фонда архива, в том числе лицензий и программ, приобретенных архивом.

Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия 1.Машинописное изготовление документов;

2.Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ;

3.Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники;

4.Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями;

5.Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции;

6.Обеспечение оперативного прохождения в архиве документов и служебной корреспонденции.

Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи. 1.Обеспечение подразделений архива печатями и штампами;

2.Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых в архиве и организуемых вне архива;

3.Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий;

4.Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия 1.Создание кабинетных библиотек архива;.

2.Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений;

3.Анализ печатных и электронных СМИ;

4.Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ;

5.Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.

Источник: сост. авт.

2.2.Документирование деятельности

К учетным документам архива относятся:

− книга учета поступлений;

− книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

− список фондов;

− список фондов с особо ценными документами;

− лист фонда;

− архивная опись;

− опись особо ценных документов;

− опись страхового фонда;

− реестр описей;

− реестр описей особо ценных документов;

− инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

− паспорт архива;

− паспорт архивохранилища;

− сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

− карточка фонда;

− дело фонда;

− внутриделовые описи и листы-заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, - сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.