«Международная стандартизация в области управления документацией» - Контрольная работа

Содержание

Введение 3

1. Понятие международной стандартизации 4

2. Международная организация по стандартизации (ИСО) 7

3. Международные стандарты на метаданные 10

Заключение 12

Список использованных источников и литературы 14

Введение

Стандартизация в области управления информационными ресурсами позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами».

Можно сказать, что международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также служат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и каталогизации должно стать основой создания эффективных средств навигации в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего государственных) и информационной деятельности.

Важно отметить то обстоятельство, что в настоящее время налицо несоответствия, нестандартизованность и зачастую недостоверность имеющихся сведений об информационных ресурсах различного рода.

Выдержка из текста работы

1. Понятие международной стандартизации

Стандартизация является инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг - важного аспекта многогранной коммерческой деятельности.

Цель стандартизации - достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Аспект стандартизации - направление стандартизации выбранного объекта стандартизации, характеризующее определенное свойство (или группу свойств) данного объекта.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях:

• международная стандартизация;

• региональная стандартизация;

• национальная стандартизация - в одном конкретном государстве;

• административно-территориальная стандартизация.

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три:

• международная организация по стандартизации - ИСО (ISO);

• международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC);

• международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации - самая крупная и авторитетная из вышеназванных. О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

В России принят такой распорядок внедрения международных стандартов:

- прямое применение международного стандарта без включения дополнительных требований;

- использование аутентичного текста международного стандарта с дополнительными требованиями, отражающими потребности рынка.

ИСО и МЭК вместе разрабатывают руководства ИСО/МЭК, в которых рассматриваются различные аспекты деятельности сообразно оценке соответствия. Содержащиеся в этих руководствах добровольные критерии - результат международного консенсуса в отношении наилучших приемов и подходов. Их применение способствует преемственности и упорядоченности в деле оценки соответствия во всем мире и содействует тем самым развитию международной торговли.

Хотя международные рекомендации по стандартизации не являются обязательными для всех государств, однако, соответствие продукции нормам международных стандартов определяет ее стоимость и конкурентоспособность на международном рынке. Применение международных стандартов качества открывает обширные возможности для выхода российских предприятий на международный рынок.

Заключение

Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений. Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов.

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Международная организация по стандартизации - это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций. ИСО обладает достаточно сложной структурой, в которую входит технический комитет № 46, отвечающий за разработку норм и стандартов в сфере информации и документации. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.

Метаданные - информация, позволяющая идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. В традиционном делопроизводстве метаданные содержатся на обложках дел, в регистрационных карточках документов, номенклатурах дел. С применением автоматизированных систем метаданные закодированы в электронном информационном объекте. Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро.

В России информационные технологии, включающие несколько параметров (процессы, средства, системы, продукты и услуги, методы, качество, АСУ) также подлежат стандартизации. Разработано достаточное количество ГОСТ ИСО/МЭК на запись, защиту, обмен, кодировку информации и пр.

Список литературы

1. ИСО 15489 - 2001 «Информация и документация». Управление документами». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.gdm.ru/meropr/20120523_infodocum/varlamova1.pdf

2. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство. - 2006. - № 2. -С. 9-15.

3. Белозеров В.Н., Шкловская Т.А. Стандарт на описание информационных ресурсов // Научно - техническая информация.- 2014. - №2. - Сер. 1.

4. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001 // Делопроизводство. - 2013. - № 3. -С. 62-64.

5. Митченко О. Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретарское дело. - 2015. - № 2.

6. Рысков О.И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. - 2014. - № 4. - С. 42 - 46.

7. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы // Делопроизводство. - 2016. - № 4. - С. 8 - 14.

8. Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов // Делопроизводство. - 2015. - № 2. - С. 54-59.