«Электронный документооборот» - Курсовая работа

Содержание

Введение 3

1. Теоретическая часть 5

1.1. Электронный документооборот 5

1.2 Виды обработки электронных документов 6

1.3 Классификация систем электронного документооборота 7

1.4 Технологии электронного документооборота 8

1.5 Функции электронного документооборота 9

2. Практическая часть 11

2.1 Организация документооборота с помощью СЭД ДЕЛО 11

2.2 Преимущества СЭД «ДЕЛО» 16

2.3 Качественный документооборот в организации: решаемые задачи 18

2.4 Опции 21

Заключение 24

Список использованной литературы 26

Введение

Электронный документооборот или СЭД, автоматизация делопроизводства, эти словосочетания все чаще звучат вокруг нас. Каждой организации необходимо качественное средство передачи управляющих документов.

Под электронным документооборотом, автоматизацией делопроизводства, понимается движение различного рода документов от составителей до исполнителей, которое позволяет своевременно довести всю необходимую информацию до заинтересованных лиц. Зачастую, чем больше организация, тем больше документации и договоров проходит на рассмотрение, и тем труднее организовать рабочую группу в одном и том же проекте, усложняя работу всего предприятия в целом.

Цели расчетно-графической работы – изучение технологий автоматизации работы с документами, принципов формирования и функционирования систем управления электронным документооборотом, инструментария электронного документооборота для обеспечения документационного управления в организации.

Задачи данной работы:

1) описать следующие теоретические положения:

- основные теоретические и практические направления применения систем электронного документооборота на предприятии;

- современное состояние и тенденции развития систем электронного документооборота;

- общие принципы формирования в организации системы электронного документооборота;

- основные термины, компоненты, функции систем электронного документооборота;

- основные принципы хранения документов в архиве;

- особенности практики внедрения в деятельность организации системы электронного документооборота.

2) Изучить и описать:

- программные средства систем электронного документооборота и особенности их функционирования на примере системы электронного документооборота (СЭД): ДЕЛО.

- Структура работы – введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

Выдержка из текста работы

1. Теоретическая часть

1.1. Электронный документооборот

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.[7, с. 346-350.]

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.2 Виды обработки электронных документов

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

Общие виды обработки:

Создание

Редактирование

Сохранение

Переименование

Перемещение по маршруту

Помещение в папку

Индексирование

Удаление

Специализированные виды обработки:

Экспертиза

Согласование, визирование, подписание

Регистрация

Классификация

Исполнение

Контроль

Связывание документов по ссылкам

Поиск

И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

Заключение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

СЭД позволяет организовать и контролировать полноценно Делопроизводство и электронный документооборот на предприятиях любого уровня, масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней специально реализованы все важные функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса:

поддержка регистрации электронных и бумажных документов в соответствии с установленными требованиями ГСДОУ;

индивидуальная настройка папочной структуры документов и поддержка номенклатуры дел;

поддержка маршрутов движения документов (последовательные, маршруты с условиями, отсрочки, параллельные, свободные маршруты);

широкий спектр возможностей по регистрации электронных документов разных версий(регистрация из электронной почты (e-mail) и web-форм,регистрация файлов любого формата, поддержка потокового сканирования);

возможность развитых вариантов поиска (поддержка динамических папок поиска, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом условий правил и исключений морфологии русского языка, атрибутивный поиск);

сохранение истории работы с документацией(учет авторов и времени, всех действий с документом,поддержка версионности присоединенных файлов, сохранение рабочих комментариев к документу);

поддержка смешанного документооборота (ведение электронного учета мест хранения оригиналов и копий документов,вывод на печать регистрационной карточки документа,подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам);

наличие инструментов для анализа исполнительской дисциплины сотрудников и документооборота (возможность построения аналитических справок и отчетов, автоматическое ведение электронных журналов в электронной форме);

обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования информации, протоколирования, разграничения прав доступа пользователей и системы ролей пользователей, наличие встроенных средств контроля целостности информационных данных и автоматического резервного копирования данных).

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Список литературы

1. Арлазаров В. Л., Емельянов Н. Е. Системы обработки документов. Основные компоненты // Управление информационными потоками: Сборник трудов ИСА РАН / Под ред. д.т.н., проф. В. Л. Арлазарова, д.т.н., проф. Н. Е. Емельянова. — М.: Едиториал УРСС, 2002.

2. Независимый портал о СЭД. Система «ДЕЛО»

//h**t://w*w.doc-online.r*/software/delo/

3. Обзор систем электронного документооборота//h**t://w*w.ixbt.com/soft/sed.shtml

4. Острогорский М. Ю.Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы//ftp: // ftp. dol.r*/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10. doc

5. Официальный сайт компании ЭОС. Электронный документооборот//h**t://w*w.eos.r*/eos_products/solution/elektronnyy_dokumentooborot/

6. Популярные системы электронного документооборота на российском рынке//h**t://w*w.commersant-pravo.r*/article55

7. Саттон М. Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения - СПб. Азбука, 2011. с.346-350.

8. Система электронного документооборота "ДЕЛО"//h**t://pinpoint.microsoft.com/ru-ru/

9. Яковлев А. Электронный документооборот: неравномерное развитие//Computerworld Россия - № 04 - 2013