«Государственная система архивного хранения документов» - Реферат

Содержание

I. Введение .3

II. Подготовка дел к хранению

1. Обработка дел.4

2. Экспертиза ценности документов.5

3. Оформление дел.6

4. Оформление обложки дела.8

5. Составление описи.9

III. Сдача дел в ведомственный архив.12

IV. Приложения.13

V. Заключение.17

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного ис-торика.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. , «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правоприемстве в отношении бывших ар-хивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Документы предприятий , отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем вы-деляются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов» , а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон : порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомст-венном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях : прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Заключение

Рассматривая архивное хранение с точки зрения всех документов, обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз вспомнить о двойственности понимания этого термина людьми, не знакомыми с архивным делом. Специалисты информационной отрасли зачастую называют архивным хранением документов и просто длительное хранение информации, и архивное хранение документов в соответствии с нормативными документами Федеральной архивной службы России.

Хотелось бы отметить, что данный реферат актуален и в сегодняшние дни, так как при всей ориентированности делопроизводства на безбумажные технологии, в органах власти архивному хранению еще очень долго будут подлежать и бумажные документы.

Список литературы

1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.

2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.

3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.