«Культура информационно-исследовательской деятельности. Творческое задание» - Контрольная работа

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Здесь результаты деятельности организации во многом зависят от информации, которая использована руководителями и специалистами для осуществления планирования, контроля и регулирования управленческой деятельности, а также принятия решений.

Значение работы с организационной документацией организации заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть внутри предприятия вопросы оперативного планирования, контроля и учёта отдельных видов деятельности.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Цель реферата – рассмотрение особенностей документирования организационной деятельности.

Задачи:

- дать характеристику документированию как элементу деятельности организации;

- рассмотреть основные виды организационных документов;

- выявить особенности документирования организационной деятельности.

Существуют различные типы и виды документации. Рассмотрим их сущность и содержание.

Во – первых, это стандарты организации (предприятия) – обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов – стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.

Кроме того, существуют регламенты – документы, описывающие конкретный процесс . Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Инструкции – обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс) .

Отметим, что существуют несколько типов инструкций: должностные, описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника; по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать единицу оборудования (прибор); рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений . Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов –записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Также часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Таким образом, мы выяснили, что все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.