«Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 5

1.1 Основные понятия в области документационного обеспечения управления 5

1.2 Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией 8

2. ВЫБОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ВЛИЯНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЮ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 16

2.1 Обзор автоматизированных систем документационного обеспечения управления 16

2.2 Влияния новых информационных технологий обработки документов на организацию службы делопроизводства 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конку-рентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. С этой целью в работу служб делопроизводства предприятия внедряются новые информационные технологии автоматизации документооборота.

В новые информационные технологии должны помогать в решении следующих задач:

-повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля;

-выполнения задач и анализа деятельности организации;

-сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотруд-ников и финансовых издержек на расходные материалы;

-создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

-электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

-обеспечение надежности учета и хранения документов;

-организация эффективной защиты информации.

Таким образом, по результатам изложенного делаем вывод об актуальности выбора темы курсовой работы.

Цель курсовой работы – исследовать новые информационные техно-логии обработки документов и их влияние на организацию службы дело-производства

Для достижения представленной цели курсовой работы в процессе ее выполнения необходимо решить ряд задач:

-представить основные понятия в области документационного обеспече-ния управления;

-исследовать автоматизацию делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией;

-дать общую характеристику конкретной автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

-показать влияние новых информационных технологий обработки документов на организацию службы делопроизводства.

Заключение

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в орга-низации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент.

Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.

Список литературы

1. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.

2. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

3. "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис-полнительной власти", утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68.

4. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006. – 710 с.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

6. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006. – 322 с.

7. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота // Материалы сайта w*w.csys.r*.

8. Павлов А. Обзор систем документооборота // Материалы сайта w*w.csys.r*.

9. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007. – 170 с.

10. Шава О. Документооборот – сапоги-скороходы современного бизнеса // Материалы сайта w*w.klerk.r*.