«Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства» - Курсовая работа

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конку-рентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. С этой целью в работу служб делопроизводства предприятия внедряются новые информационные технологии автоматизации документооборота.

В новые информационные технологии должны помогать в решении следующих задач:

-повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля;

-выполнения задач и анализа деятельности организации;

-сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотруд-ников и финансовых издержек на расходные материалы;

-создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

-электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

-обеспечение надежности учета и хранения документов;

-организация эффективной защиты информации.

Таким образом, по результатам изложенного делаем вывод об актуальности выбора темы курсовой работы.

Цель курсовой работы – исследовать новые информационные техно-логии обработки документов и их влияние на организацию службы дело-производства

Для достижения представленной цели курсовой работы в процессе ее выполнения необходимо решить ряд задач:

-представить основные понятия в области документационного обеспече-ния управления;

-исследовать автоматизацию делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией;

-дать общую характеристику конкретной автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

-показать влияние новых информационных технологий обработки документов на организацию службы делопроизводства.