«Организация работы архивной службы» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ 5

1.1 Создание архивов и их виды 5

1.2 Основные задачи и функции архива 12

2. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ 19

2.1 Организация деятельности архива 19

2.2 Улучшение деятельности архива 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 29

Введение

Архив имеет большое значение при организации жизнедеятельно-сти любого общества. С его помощью фиксируется прошлое, что, в свою очередь, оказывает позитивное влияние на настоящее, в том числе и на правовое общественное сознание. Архивы – главная составная часть на-следия нации. Они составляют культурное богатство страны и способст-вуют формированию и раскрытию ее национальной самобытности.

Как следует из проекта концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, место архивов в современном мире определяется той ролью, которую играет в нем документ как оперативный регулятор различных сфер деятельности человека, общества и государства.

Стоит отметить, что архивное дело в Российской Федерации  деятельность государственных органов, органов местного самоуправле-ния, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Таким образом, указанная деятельность  это совокупность действий, направленных на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Все перечисленные виды действий осуществляют государственные органы, органы местного самоуправления, организации, граждане.

Анализ вопросов научного управления архивным делом, сохранения целостности и безопасности архивов, организации их эффективного функционирования невозможен без изучения теоретических и практических аспектов организации работы архивных служб. Данные вопросы неоднократно анализировались в работах отечественных ученых. Здесь можно отметить, например, работы Т.А. Бирюковой, А.А. Кирилловых, С.П. Шаповаловой, О.В. Шаповаловой. Но, несмотря на большое количество научных исследований, рассматриваемая в работе тема остается актуальной.

Целью данной работы является анализ, как теоретических, так и практических аспектов организации работы архивных служб. В соответствии с поставленной целью в работе определены следующие задачи:

- анализ вопросов создания архивов и их основных видов;

- изучение основных задач и функций архива;

- анализ организации деятельности конкретной архивной службы;

- изучение методов и способов оптимизации деятельности конкретной архивной службы.

Работа включает в себя введение, две главы, содержащие четыре параграфа, содержание которых соответствует поставленным в работе задачам, заключение, а также библиографический список.

Выдержка из текста работы

Вопросы, связанные с организацией работы архивных служб, независимо от того, являются они государственными, муниципальными или частными, подробно урегулированы Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон).

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Часть 1 статьи 13 Закона закрепляет за государственными орга-нами, органами местного самоуправления муниципального района и городского округа обязанность по созданию архивов. Эта обязанность закреплена с целью обеспечения сохранения основной, значимой и важной информации об основных направлениях, особенностях деятельности указанных органов, о принятии ими управленческих решений, совершении юридически значимых действий проводимых ими мероприятиях, направлениях расходования государственных и местных бюджетов и иной наиболее значимой информации.

Часть 2 статьи 13 Закона предоставляет организациям и граж-данам, которые осуществляют какую-либо деятельность (например, предпринимательскую, научную, хозяйственную и иные виды), право создавать архивы, включающие в себя архивные документы, образовывающиеся в процессе деятельности таких организаций и граж-дан.

Обратим внимание на то, что гражданам и организациям предос-тавлено именно право создавать архивы, это не является их обязанно-стью. Соответственно, в случае, если гражданами и организациями не будут созданы такие архивы, то никаких правовых последствий, в том числе в виде юридической ответственности, для них не наступит.

Вопрос о создании архивов граждане и организации решают самостоятельно, то есть по своему усмотрению в зависимости от необходимости создания таких архивов в целях их сохранения, а также в зависимости от важности и ценности документов.

Заключение

Подведем итоги проделанной работы.

В современной России создана система нормативно-правового регулирования архивного дела. Основным нормативно-правовым законодательным актом, регулирующим архивную деятельность, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Архивы создаются государственными органами в обязательном порядке, а юридическими и физическими лицами – в добровольном порядке. С функциональной точки зрения архивная служба может быть, как отдельной структурой, так и подразделением, например, кадровой службы. Возможно создание архивов, как одной, так и нескольких организаций.

Основные задачи архивной службы связаны с наполнением архива необходимыми для хранения документами, организации их сохранности, обеспечением их четкого учета и эффективного использования. Отсюда вытекают и основные функции архивной службы – организация работы с источниками комплектования архива, прием документов в архив, а также организация работы с принятыми в архив документами.

За нарушение правил работы с документами архивные службы несут установленную законодательством ответственность.

Существуют различные критерии распределения документов в рамках архивной службы. Возможно их структурное, хронологическое, отраслевое, тематическое, функциональное, предметно-вопросное, номинальное, корреспондентское, географическое и авторское группирование. Систематизируют их, как правило, либо по хронологически-структурному, либо по структурно-хронологическому принципу, в зависимости от их состава и тематики. В последнее время, все большее использование получают электронные архивы.

В работе проанализирована деятельность архива Управления Федеральной регистрационной службы по Ростовской области. Проведенный анализ показал, что деятельность архива Управления эффективно организована. Для дальнейшей оптимизации работы архива Управления, в целях искоренения коррупционной составляющей, препятствования совершения с документами незаконных сделок, а также подлога хранящихся документов, необходимо перевести правоустанавливающие документы, хранящиеся в архиве, из бумажного в электронный вид.

Список литературы

1. Бирюкова Т.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – М.: Наука, 2014. – 324 с.

2. Кирилловых А.А. Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития. // Право и экономика. – 2016. – №3. – С. 52-60.

3. Селезнева Т.А. Готовим документы по личному составу к длительному хранению // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2008. – № 5. – С. 54-69.

4. Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов : проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 2. – С. 16-27.

5. Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов : проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.  №3.  С. 45-50.

6. Тихонов В.И. Задачи архивного хранения электронных документов : из опыта ЦАДЭНМ // Отечественные архивы.  2010.  №3.  С. 51-60.

7. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №8. – С. 19-24.

8. Храмцовская Н.А. Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №9. – С. 40-52.

9. Храмцовская Н.А. Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №1. – С. 22-33.

10. Шаповалова С.П., Шаповалова О.В. Организация архивной работы в Управлении федеральной регистрационной службы по Ростовской области. // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 14-21.

Примечания

Антиплагиат-65% (июнь 2017 г.).

Предварительный просмотр