«Анализ эффективности работы системы электронного документооборота» - Отчет по практике

Содержание

Введение.3

1 Краткая характеристика организации Администрация Карасунского округа г. Краснодара.4

2 Анализ эффективности работы системы электронного документооборота по системе критериев и показателей деятельности (за весь период использования) и постановка проблем развития.7

3 Анализ особенностей работы с исходящими документами по системе критериев и показателей (за 3 года) и постановка проблем ее развития.10

4 Особенности планирования, подготовки и проведения селекторных совещаний в организации.13

5 Организационные документы: порядок их разработки и оформления.15

Выводы и предложения.19

Список использованных источников.22

Приложение.23

Введение

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и муниципальных служб характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности подобных организаций.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда государственных и муниципальных служащих. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени служащих организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – это важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Выдержка из текста работы

2 Анализ эффективности работы системы электронного документооборота по системе критериев и показателей деятельности (за весь период использования) и постановка проблем развития

Работа с документами в Администрации Карасунского округа г. Краснодара включает в себя:

 получение документов;

 регистрацию;

 передачу (документооборот);

 контроль исполнения;

 согласование;

 систематизацию;

 формирование дел; и

 подготовку их к передаче в архив предприятия.

Технология обработки документов включает комбинированные методы по работе с бумажными и электронными документами.

Входящие в организацию документы существуют, как правило, на бумаге (письма и факсы) и обрабатываются как бумажные документы с одновременным использованием автоматизированных функций регистрации и контроля исполнения.

Системы документооборота в Администрации Карасунского округа г. Краснодара внедрена, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед муниципальной службой. Например, таких как:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внутренние и исходящие документы, в основном, существуют в электронном виде. Их обработка и систематизация происходят с использованием технологии Евфрат 98 в современной архитектуре клиент/сервер, что позволяет существенно упростить работу с документами и повысить качество управления организацией.

Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их обработка и систематизация производятся обычными способами.

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить

Заключение

В ходе прохождения практики в Администрации внутригородского Карасунского округа г. Краснодара, нами были составлены следующие основные выводы:

- администрация Карасунского внутригородского округа – исполнительно-распорядительный орган, наделенный полномочиями по решению вопросов на внутригородском уровне.

- на предприятии используется система электронного документооборота «Евфрат», которая отвечает за регистрацию входящих писем и контроль их исполнения аналогично процедуре регистрации исходящих писем. Также он включает базу данных, содержащую всех адресатов, когда-либо присылавших письма в Админстрацию карточки регистрации входящих писем и карточки назначения контроля исполнения.

― организация делопроизводства в организации в целом и в сфере исходящей документации, полностью соответствует существующим нормам и законодательству.

― в оборудовании оперативной диспетчерской связи в Админстрации для решения данной проблемы традиционно устанавливается двустороннее соединение между ведущим селектора и опрашиваемым в данный момент (активным) абонентом, все же остальные участники (пассивные) прослушивают их разговор.

― к организационным документам относятся: учредительные документы (устав и договор); структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам.

Создавая рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов, необходимо, с одной стороны, учитывать нормативные требования к порядку ведения делопроизводства и работы с документами и, с другой стороны, необходимо пытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит добиться двойного повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. Управление предприятием, опираясь на ДОУ как на информационную платформу, реализует следующие основные функции:

- обслуживание клиентов;

- разработка продукции;

- учет и контроль за деятельностью предприятия;

― финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами (ЕСУД), включающую возможности.

- удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

- доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

- средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

- сохранения целостности данных в общей базе данных;

- полнотекстового и реквизитного поиска информации;

- открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

- защищенность информации;

- удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

- масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Список литературы

1. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями от 7 мая 2009 г.).

2. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

4. Гневко В.А. Муниципальное/управление: подготовка и повышение квалификации служащих. – СПб.: Питер, 2008.

5. Государственная кадровая политика и механизм ее реализации./ Под ред. Е.В. Охотского М., 2005.

Примечания

Приложение 1 справка об объеме документооборота, приложение 2 ПОЛОЖЕНИЕ об администрации Карасунского внутригородского округа города Краснодара