«Современные стандарты, применяемые в сфере доу» - Контрольная работа

Стандартизация – это деятельность, направленная на достижения оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач.

Большое значение стандартизация приобретает в области управления документацией, в том числе на международном уровне. Установленные стандарты позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и повсеместного распространения наилучших технологий и методов работы в современном высококонкурентном обществе являются технические нормативно-правовые акты (ТНПА). ТНПА необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия международным нормам.

Усиление юридической силы документов повышает актуальность исследований в сфере их управления. Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Системы управления документацией повышают эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами призвана обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.

Цель работы – изучить сущность стандартизации в области управления; рассмотреть современные стандарты, применяемые в ДОУ.

1. Система документооборота организации и ее стандартизация

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины — определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства:

– ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

– ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения»;

– ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

– ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

– ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

– ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Система документооборота организации должна:

- служить главным источником информации обо всех документируемых действиях в организации;

- охватывать все документы и информационные ресурсы организации;

- отражать (в схеме систематизации документов) деловые процессы всей организации и ее филиалов;

- защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отношению к ним.

Стандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама. Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.

Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.