«Основные функции и классификация документов. Правила адресования документов. Служебные записки. Оформление дел.» - Контрольная работа

Содержание

1. Основные функции и классификация документов. Современные способы и техника создания документов….…

2. Правила адресования документов. Состав реквизита «Адресат» и его зависимость от адресата и вида составляемого документа…

3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления…

4. Полное и частичное оформление дел: понятие, назначение и отличительные особенности….…

5. Практическое задание…

Список использованной литературы…

---

Введение

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Выделяют следующие функции документов – общие и специальные. К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, воспитательная; к специальным функциям относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

---

Выдержка из текста работы

Адресование документа, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат – это получатель документа (в отличие от адресанта – отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

---

Заключение

Оформление дела определяется, как подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию документов в деле;

- не нумеровать листы дела;

- не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

---

Список литературы

1. Федеральный закон от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. 1995. № 8. ст. 609.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 59с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2-е изд.испр. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.-328 с.

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000. - 176 с.

6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Дело, 1999. - 232 с.

---