«Совершенствование организации делопроизводства (на примере Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский)» - Дипломная работа

Содержание

Введение…3

Глава 1. Теоретические и нормативно-правовые основ организации делопроизводства в муниципальных органах власти.7

1.1. Особенности делопроизводства в органах местного самоуправления…7

1.2. Нормативно-правовая база, регламентирующая делопроизводство в органах местного самоуправления…14

1.3. Направления автоматизации в современных СЭД….18

Глава 2. Анализ организации делопроизводства в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский ….27

2.1.Общая характеристика городского округа Лосино-Петровский, администрации муниципального округа…27

2.2. Документирование деятельности в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский .….31 2.3. Организация документационного обеспечения управления….…37

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в администрации муниципального управления….46

3.1.Рекомендации по совершенствованию системы электронного документооборота и обеспечению безопасности документационно-информационных ресурсов….46

3.2. Рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства….….52 Заключение…59

Глоссарий….61

Список использованных источников и литературы….67

Список сокращений….71

Приложения…72

Введение

Актуальность темы. Местное самоуправление давно распространилось в странах западной демократии. Оно сформировалось еще в период позднего средневековья (XIII - XV вв.), когда города создавали органы муниципального управления, которые начинают производить собственную документацию.

В России местное самоуправление в той или иной мере существовало на всем протяжении ее истории. Наиболее активно идея местного самоуправления реализовалась в рамках земств во второй половине 19 века. Но, несмотря на существование различных форм местного самоуправления, сама идея народного самоуправления формально была осуществлена в СССР в форме широкого представительства Советов народных депутатов. Однако, местное самоуправление реализовывалось часто формально, исполкомы советов подчинялись государственной власти. Понятие «местное самоуправление» было включено в Конституцию в 1991 г., но только Конституция РФ 1993 г. вернула понятию «местное самоуправление» настоящее значение, определив, что в отличие от прежних местных советов органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти (статья 12).

Местное самоуправление – это одна из основ конституционного строя Российской Федерации, форма осуществления власти народа, альтернатива управлению местными делами «сверху». Основная задача органов местного самоуправления – это решение вопросов обеспечения жизнедеятельности населения муниципального образования.

В 1995 г. принят Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», что ознаменовало начало становления органов местного самоуправления в РФ. В процессе реформ местного самоуправления были осуществление преобразования территориальных органов. С 2005 г. муниципальное управление представляет собой два уровня: муниципальный район, в состав которых входят: городское поселение, сельское поселение, городской округ. На уровне муниципальных районов находятся внутригородские территории и города федерального значения. В РФ в России около 11,7 тыс. муниципальных образований. Но половина из них были местными назначаемыми администрациями на сметном финансировании. Их нельзя было в полной мере относить к самостоятельному институту местного самоуправления. В 2015-2017 гг. шли процессы укрупнения муниципальных образований. При этом полномочия администраций поселений, в том числе по исполнению бюджета, передаются на районный уровень. Специалисты органов местного самоуправления поселений вошли в структуру районных администраций, созданы территориальные управления. На первом низшем уровне продолжат деятельность советы депутатов и главы администраций. Продолжается и процесс укрупнения поселений, слияния дотационных с наиболее обеспеченными.

Надо отметить, что основная функция администраций муниципальных образований – это осуществление управленческих процессов. Управленческие процессы обеспечиваются документационным обеспечением управления или рядом делопроизводственных процессов. В современных условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного управления, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, развития информационных технологий, а также интеграции новых информационных технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требования и перспективам развития местного самоуправления в Российской Федерации.

В условия административной реформы, направленной на централизацию территориальных органов местного самоуправления, идет и централизация документооборота, сопровождающего деятельность органов местной власти, но при этом на современном этапе в условиях цифровизации управления, важным становится обеспечение доступности муниципальных услуг населению, внедрение современных систем электронного документооборота в администрациях, совершенствование ДОУ.

В связи с отмеченным, вопросы совершенствования делопроизводства в органах местного самоуправления представляют собой актуальную тему исследования для выпускной квалификационной работы бакалавра.

Объект исследования-процессы организации делопроизводства в органах местного самоуправления.

Предмет исследования- совершенствование организации делопроизводства в конкретной муниципальной администрации.

Цель исследования-анализ организации делопроизводства в администрации муниципального образования и разработка рекомендаций по его совершенствованию.

Задачи:

− проанализировать особенности делопроизводства в органах местного самоуправления;

− рассмотреть нормативно-правовую базу, регламентирующую делопроизводство в органах местного самоуправления;

− проанализировать направления автоматизации в современных СЭД;

− рассмотреть документирование деятельности в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский;

− проанализировать организацию делопроизводства в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский;

− разработать рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский.

Методы исследования: аналитический, структурно-функциональный, описательный.

Эмпирическая база включает документы, регламентирующие делопроизводство в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский.

Структура работы включает введение, три главы, заключение, глоссарий, список источников и литературы, приложения.

Во введении определяется актуальность темы, объект, предмет, цель и задачи, методы исследования, эмпирическая база, структура работы.

В первой главе рассматриваются теоретические и нормативно-правовые вопросы организации делопроизводства в органах местного самоуправления.

Во второй главе проводится анализ организации местного самоуправления на примере Администрации конкретного муниципального образования.

В третьей главе на основе проведенного анализа даются рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в администрации муниципального образования.

В заключении подводятся итоги исследования на основе поставленных во введении задач.

Выдержка из текста работы

. Работа с обращениями граждан. В рамках делопроизводственных процессов в органах местной власти наиболее важен процесс работы с обращениями граждан, который обеспечивает взаимосвязь граждан и органов местной власти, реализует элементы института гражданского общества, поэтому рассмотрим данный процесс, его технологию подробней. В местной администрации рассматривают письменные и устные обращения граждан, их объединений по вопросам, которые относятся к компетенции местной администрации. Работа с обращениями граждан включает этапы:

− прием и первичную обработку письменных обращений;

− их регистрацию;

− направление на рассмотрение;

− уведомление заявителя о направлении обращения в др. организации;

− уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;

− передачу на исполнение;

− подготовка проекта ответа;

− контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;

− информационно - справочную работу по обращениям;

− текущее хранение обращений;

− анализ обращений граждан;

− подготовку и передачу обращений в архив.

Заключение

В рамках анализа теоретических аспектов делопроизводства охарактеризованы основные делопроизводственные процессы, их особенности в муниципальных органах власти.

Определено, что нормативная база организации делопроизводства в муниципальных организациях строится на федеральных и региональных актах, государственных стандартах, регламентирующих делопроизводство, а также на внутренних инструктивных документах. Важно наличие инструктивных материалов, которые предназначены не только для аппарата администрации, но и всей администрации в целом. Отмечено, что разработка таких инструкций в местных администрациях с низким уровнем финансирования и незначительным документооборотом затруднительна, поэтому нет единообразия в ДОУ.

Рассмотрены основные направления автоматизации ДОУ на основе известных СЭД и ХЭД, возможности автоматизации (создание АИС ДОУ) своими силами.

Анализ организации делопроизводства в администрации городского округа показал следующее:

1. Организационная структура является линейно-функциональной. В организационной структуре ДОУ основной недостаток – это отсутствие достаточной централизации отделов ДОУ в Администрации, что приводит к коммуникационным дисфункциям.

2. Документирование осуществляется на основе инструкции по делопроизводству, но в ней не развит принцип работы с документами, есть излишние (известные) формы, нет требований к осуществлению проверок состояния делопроизводства, как в аппарате администрации, так и в территориальных подразделениях и муниципальных учреждениях. Нет положения, что документы администрации, издающиеся на основе документов органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

3. Несмотря на наличие АИС ДОУ в администрации есть потенциальные возможности для совершенствования.

Разработаны направления автоматизации ДОУ в Администрации:

1. Создание электронного архива.

2. Создание дополнительных модулей АИС, автоматизирующих в в большей степени такие процессы, как: формирование номенклатуры дел; автоматизированное помещение сформированных дел в «электронный» архив; автоматизированная сортировка сформированных дел по срокам хранения; автоматизированная отправка документов по электронной почте и факсмильной связи; правильность доставки документов.

В рамках обеспечения документационно-информационной безопасности все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа. Необходимо также вести учёт конфиденциальных носителей.

Разработаны предложения по изменению инструкции по делопроизводству, устраняющей отмеченные выше недостатки.

С целью совершенствования организационной структуры управления ДОУ предложено в рамках вертикальной ветви управления сконцентрировать службы, связанные с ДОУ, что позволит более оперативно исполнять любые делопроизводственные процессы, включая и информационно-справочные (поиск документов, документальной информации, подготовка необходимых отчетов).

Все отмеченные предложения могут рассматриваться как возможность совершенствования ДОУ и в др. муниципальных администрациях.

Список литературы

1 Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)// в Собрание законодательства РФ", 04.08.2014, N 31, ст. 4398.

2 Федеральный закон "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" от 14.11.2002 N 161-ФЗ//"Собрание законодательства РФ", 02.12.2002, N 48, ст. 4746

3 Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ//"Российская газета", N 165, 29.07.2006

4 Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 02.08.2019) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2019) //"Российская газета", N 202, 08.10.2003

5 Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ//"Российская газета", N 75, 08.04.2011

+ еще 33 источника