«Экспертиза ценности документов в современных условиях» - Дипломная работа

Считают что этимология слова «архив» происходит от древнегреческого слова «архэ» (начало, древний). То есть, архив – это место где хранятся «древние», «старые» документы. Документы с древнейших времён сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Архивы, прежде всего, сохраняют ценность историко-культурного наследия социума. Если археология имеет дело с артефактами, то есть, материальным наследием истории, то архивоведение работает с текстами. Но тексты должны быть упорядочены по своей ценности. Поэтому архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов (далее ЭЦД) является одной из самых важных составляющих функций в архивной работе. Определение ЭЦД даётся в Законе об архивном деле (п.16. ст. 3.). ЭЦД определяется как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Основными критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Для чего необходима ЭЦД? Её необходимость объясняется неравноценностью документов. Одни документы являются неисчерпаемым источником для различных исследований, другие имеют практическое значение только для справочно-информационной работы, а третьи теряют своё значение через короткий временной промежуток после их создания, то есть, после их исполнения. Документы, при всей их ценности, могут быть испорчены по своему материальному состоянию до такой степени, что их восстановление не является возможным и целесообразным.

Поэтому, в архивной работе ЭЦД – это основа, без которой немыслима упорядоченная деятельность любых архивных организаций, как государственных архивов, так и частных (ведомственных).

.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры .