«Экспертиза ценности документов в современных условиях» - Дипломная работа

Содержание

Введение….6

Глава 1. Понятие и назначение проведения экспертизы ценности документов в современных организациях

1.1. Назначение принцип и метод проведения экспертизы ценности документов

1.2. Экспертиза ценности документов современных организаций

Глава 2. Принципы, критерии и основной и ведомственный документ по экспертизе ценности документов.

2.1. Основные принципы и критерии экспертизы ценности документов.

2.2. Типовые и ведомственные - основной и ведомственный документ по экспертизе ценности документов.

Заключение….….69

Список использованной литературы….72

Приложения….….75

Введение

Считают что этимология слова «архив» происходит от древнегреческого слова «архэ» (начало, древний). То есть, архив – это место где хранятся «древние», «старые» документы. Документы с древнейших времён сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Архивы, прежде всего, сохраняют ценность историко-культурного наследия социума. Если археология имеет дело с артефактами, то есть, материальным наследием истории, то архивоведение работает с текстами. Но тексты должны быть упорядочены по своей ценности. Поэтому архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов (далее ЭЦД) является одной из самых важных составляющих функций в архивной работе. Определение ЭЦД даётся в Законе об архивном деле (п.16. ст. 3.). ЭЦД определяется как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Основными критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Для чего необходима ЭЦД? Её необходимость объясняется неравноценностью документов. Одни документы являются неисчерпаемым источником для различных исследований, другие имеют практическое значение только для справочно-информационной работы, а третьи теряют своё значение через короткий временной промежуток после их создания, то есть, после их исполнения. Документы, при всей их ценности, могут быть испорчены по своему материальному состоянию до такой степени, что их восстановление не является возможным и целесообразным.

Поэтому, в архивной работе ЭЦД – это основа, без которой немыслима упорядоченная деятельность любых архивных организаций, как государственных архивов, так и частных (ведомственных).

.

Выдержка из текста работы

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры .

Заключение

Этап развития экспертизы ценности документов в 60-80-е гг. характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, исследованием вопросов экспертизы отдельных отраслевых систем документации и, в-третьих, значительным повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве организаций и учреждений.

Значение этапов экспертизы ценности документов в советский период было неравнозначно. Эволюция шла от придания значения только экспертизе в государственных архивах до первоначального проведения ее в делопроизводстве. Документоведы и архивисты подошли к вопросу о перспективности оценки документов уже в процессе их создания. Стадия делопроизводства становится объектом пристального изучения архивистов не только в плане рационального формирования тех комплексов документов, которые будут переданы на государственное хранение, но и в плане изучения диалектического единства методов и процессов работы с документами на всех этапах.

Были осмыслены и творчески применялись в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы, наряду с традиционным источниковедческим анализом.

.

Список литературы

1. Конституция РФ от 12 декабря 1993 года.

2. Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. № 125-ФЗ//СЗ РФ 2004. № 43. Ст. – 4169.

3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г//СЗ РФ 2003. № 2. Ст. – 167.

4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 года//СЗ РФ 2002. № 2. Ст. – 127.

5. Федеральный закон РФ от 08.02.1998. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»//СЗ РФ. 1998. № 7. Ст. – 785.

6. Федеральный закон РФ от 21.11.1996. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»//СЗ РФ. 1996. № 48. Ст. – 5369.

7. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. М.: Государственная архивная служба России. 1993.

8. Указ Президента Российской Федерации «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января № 170, 1994.Указом Президента РФ от 17 марта № 552. 1994.

9. Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» № 52 от 24.10.2001.

10. ГОСТ 17919-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия. – М.: Изд-во стандартов. – 1984.

11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

12. Государственная система документационного .

Примечания

Приложение в комплекте! Сноски тоже!