«Анализ состояния делопроизводства и оформления документов в отделе геологии и лицензирования недропользования Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан» - Контрольная работа

Содержание

Введение

1 Анализ соответствия документации в отделе геологии и лицензирования недропользования Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан требованиям ГОСТ Р 6.30-2003

1.1 Анализ оформления приказа Министра природопользования и экологии Республики Башкортостан

1.2 Проект правильного оформления приказа Министра природопользования и экологии Республики Башкортостан

1.3 Анализ оформления письма заместителя министра природопользования и экологии Республики Башкортостан

1.4 Проект правильного оформления письма заместителя министра природопользования и экологии Республики Башкортостан

1.5 Анализ оформления протокола совещания государственной экспертной комиссии Минэкологии РБ по запасам общераспространенных полезных ископаемых Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан

1.6 Проект правильного оформления протокола совещания государственной экспертной комиссии Минэкологии РБ по запасам общераспространенных полезных ископаемых Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан

2. Анализ инструкции по делопроизводству Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан

Заключение

Список использованных источников

Введение

Я работаю в ведомстве 2011 года в должности ведущего специалиста-эксперта отдела геологии и лицензирования недропользования. В мои обязанности входит предоставление государственной услуги для землепользователей – «Предоставление информации об отсутствии месторождений общераспространенных полезных ископаемых, запасы которых учтены государственным балансом, землепользователям, землевладельцам, арендаторам земельных участков». Процедура состоит в приеме уведомления землепользователя, уже зарегистрированного в канцелярии и отписанного начальником отдела, его регистрации в своем журнале регистрации входящей корреспонденции, далее рассмотрение его на предмет наличия месторождений, лицензионных участков, запасом госбаланса, отправка на согласование в отделы и территориальные управления министерства. После получения всех положительных согласований, оформляется справка об отсутствии месторождений общераспространенных полезных ископаемых, запасы которых учтены государственным балансом. Даже за это относительно короткое время несколько раз мною вносились изменения в оформление выдаваемой справки, которая включает в себя реквизиты бланка министерства, поскольку постоянно вносятся изменения в требования оформления официальных документов.

В целом работа, функционирование, исполнение всех действий и осуществление решений всего круга вопросов, относящихся к ведомству, само собой порождает, как и во всех других органах исполнительной власти, ведение необходимой документации.

Документы являются самым настоящим связующим звеном между всеми органами исполнительной власти между собой – федеральными и республиканскими, между Минэкологии РБ и предприятиями, физическими и юридическими лицами, вопросы которых связаны с природопользованием и экологической ситуацией.

Любой документ, исходящий из нашего ведомства, является результатом его деятельности. И насколько грамотно, профессионально, содержательно, четко и компетентно будет оформлен документ, будет зависеть правильное и соответствующее представление о Министерстве у окружающих. Несправедливо будет сказано о том, что Министерство функционирует на должном уровне, если содержание документов его страдает.

Считаю правильным, что ведение документации в нашем ведомстве построено в соответствии со всеми правилами ведения документации, получения корреспонденции, доставления информации с решением вопроса до адресата. Документам уделяется особая роль, поскольку любой документ является первоисточником информации (обращения и письма граждан, заявителей, жалобы, любой нормативно-правовой документ), опираясь именно на него, мы решаем все задачи, поставленные перед нашим ведомством. Вся серьезность заключена как в компетентном и содержательном решении вопроса, своевременном предоставлении государственной услуги, так и в грамотном, содержательном и четком письменном оформлении всех перечисленных действий Министерства. Если бы не было единых принципов оформления и ведения документации, работа походила бы на мозаику - собранную в единую картину, с четким изображением, либо в хаотично расставленные детали мозаики без линии сюжета изображения.

О серьезности документации говорят и многочисленные проверки. Любая проверка начинается с рассмотрения на предмет наличия документов в деле, а затем непосредственно на соответствие их правилам, нормам, стандартам, порядкам, регламентам и законам.

Мало предоставить документ вовремя, его надо и оформить соответственно, соблюдая все правила, чтобы не был некорректно оформленный документ впоследствии использован против нас самих же.

Говоря о роли документов, необходимо отметить, что документ, является своеобразным гарантом совершенного действия, имеющейся ситуации, подтверждаемого именно в документе.

Говоря о системе документооборота в нашем ведомстве, необходимо отметить и внедренную систему электронного документооборота. Бесспорно, данная система облегчает и ускоряет работу. Но я вижу и ряд моментов, для меня несколько непонятных. Я, естественно, человек современного мира и уже не представляю себе работу без электронной почты и СЭД. Но я все же с опаской думаю о том, что не наступит ли час икс, и система даст сбой? Все-таки, программа только проходит процесс внедрения и апробации, и, учитывая процесс увеличения поступления информации, при всех способах защиты архивной информации системы, нет гарантии, что не потеряется часть документов. Не стоит слепо верить новинкам – надо внедрять, но и подстраховываться. Хочется думать, что я ошибаюсь.

Все вышесказанное имеет место быть в области ведения документации, его роли. Что касается оформления документов, то мне кажется, что любое ведомство всегда будет немного отставать от постоянных обновлений правил оформления документации (ГОСТа) на полшага – на неделю, месяц. Поскольку, при введении одного требования к оформлению, необходимо обновлять уже запущенную систему с предыдущим обновлением. И уследить за всем этим и пустить в дело двум человекам из отдела – достаточно проблематично! Поскольку, мониторинг изменений требований к оформлению документов – не является конкретной должностной обязанностью одного человека. Естественно, что и в нашем ведомстве при оформлении документов есть свои огрехи! Но их своевременно выявляют и доводят до каждого работника ведомства.

Выдержка из текста работы

1 Анализ соответствия документации в отделе геологии и лицензирования недропользования Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан требованиям ГОСТ Р 6.30-2003

1.1 Анализ оформления приказа министра природопользования и экологии Республики Башкортостан

Реквизит 02. Герб Республики Башкортостан на бланке документа должен находиться в центре верхнего поля.

Фактически - соответствует.

Реквизит 03. Эмблема организации не помещается на бланке государственного органа, т.к. на нем уже воспроизведен герб Республики Башкортостан.

Реквизит 04. Код организации по ОКОГУ, ОКПО помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 05. ОГРН помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 06. ИНН/КПП помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 07. Код формы документа ОКУД помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 08. Сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках - слева на башкирском, справа на русском.

Фактически – не соответствует, надпись только на русском языке.

Реквизит 09. Справочные данные об организации только на бланках писем.

Фактически указаны - не соответствует.

Реквизит 10. Наименование вида документа - обязательный реквизит кроме писем. Пишется заглавными буквами на 2-х языках. Слева - башкирский, справа- русский.

Фактически - соответствует.

Реквизит 11. Дата документа. Оформляется либо цифровым способом-8 цифр. Либо прописью месяц, число цифрой. На 2-х языках. Слева башкирский, справа – русский.

Фактически не соответствует: число в кавычках.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Должен быть справа от даты или посередине если дата на 2-х языках.

Фактически не соответствует: с подчеркиванием

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только на письмах - ответах.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 14. Место составления документа. Не указывается на письмах и если в названии есть наименование населенного пункта.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 15. Адресат – проставляется на письмах, заявлениях, докладных, объяснительных.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 18. Заголовок к тексту, выражающий основное содержание документа, располагается либо по центру, либо с краю слева

Фактически - соответствует.

Реквизит 20. Текст документа должен быть набран шрифтом NEW ROMAN №14, через 1,5 интервал с абзацем 1,25.

Фактически - абзац и интервал выдержаны, правый край текста выдержан, но в тексте не должно быть слово года, а должно быть сокращенное - г.

Реквизит 22. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и её расшифровки.

Фактически – соответствует.

Заключение

В ходе выполнения настоящей контрольной работы произведен анализ состояния делопроизводства и создаваемых документов на предмет соответствия действующим нормативным документам в Уфимском территориальном управлении Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан.

Проанализированы следующие документы: приказ министра, письмо заместителя министра и протокол оперативного совещания Уфимского территориального управления Минэкологии РБ.

В ходе анализа вышеуказанных документов были обнаружены следующие основные недостатки:

- приказ, реквизит 08, сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках: слева на башкирском, справа на русском, надпись только на русском языке; реквизит 09, справочные данные об организации только на данном документе не нужны; реквизит 11, дата документа, кавычки не требуются; реквизит 12, регистрационный номер документа, подчеркивание не нужно; реквизит 20, в тексте не должно быть слово «года», а должна стоять буква «г.»

- письмо, отсутствуют реквизиты 04-07; реквизит 08, сокращенное наименование организации, нет надписи на башкирском языке; реквизит 11, кавычки не нужны; реквизит 20, в тексте не должно быть года, а г, поля по правому краю текста не выдержаны, должно быть 10 мм; реквизит 22, правый край расшифровки подписи не выдержан по отношению к тексту.

- протокол оперативного совещания, в вводной части «присутствовали» не указано количество человек, список должен быть в алфавитном порядке, должно быть И.О. Фамилия, не указана «Повестка дня»; реквизит 11, буква «г» в дате не ставится;

реквизит 20, в тексте фамилия на следующую строку не переносится;

реквизит 22, не выдержаны границы по левому и правому краю относительно текста, границы текста по правому краю должны быть 10 мм.

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природопользования и экологии Республики Башкортостан в целом соответствует требованиям Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но в ходе анализа был обнаружен ряд недостатков, в частности в пункте 4.6. «Порядок прохождения внутренних документов», не указаны: организация протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей); место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (аналитических записок, справок). Имеется еще ряд замечаний, которые указаны в основной части работы.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;

4. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природопользования и экологии Республики Башкортостан, утверждена приказом Министерства от 21.04.2011 № 178п.