«Законодательные и правовые основы регулирующие сферу сохранности архивных документов» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. РЕГУЛИРОВАНИЕ СФЕРЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6

1.1. ПОНЯТИЕ ХРАНЕНИЯ И СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6

1.2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ СФЕРЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 13

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНО-НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ СФЕРЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ В СФЕРЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33

Введение

Актуальность темы исследования.

Информационные процессы в современном мире к 2023 г. глубоко затронули Россию. Информация выступает как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. Трансформируясь в особую экономическую категорию, имея высокие ценностные и стоимостные значения, информация превращается в важнейший ресурс государственного и социально-культурного развития, становится объектом не только интеллектуального, но и экономического интереса для представителей различных сфер государственной, общественной и частной жизни. Разрушая пространственные, временные, социальные, языковые и иные барьеры, глобальная информационно-коммуникационная система существенно повышает возможности культурного взаимодействия, но одновременно влечет за собой усиление связанных с человеческим фактором угроз архивным документам, представляющим специфический интеллектуальный и экономический интерес. Вхождение России в мировое информационное пространство, создание открытого правового гражданского общества оказывают непосредственное влияние на проблему сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Актуальность исследования проблемы обеспечения безопасности архивных документов в сложной социально-экономической ситуации, в условиях возрастания реальных угроз исключительно велика и непосредственно связана с Доктриной информационной безопасности Российской Федерации, определившей информационную безопасность как состояние защищенности национальных интересов России в информационной сфере. В контексте Доктрины защищенность архивных документов от угроз утрат и хищений выступает в качестве целевой функции системы информационной безопасности. В данной системе непрерывно происходят процессы взаимодействия интересов личности, общества, государства, которые нередко сопровождаются возникновением угроз архивным документам. Доктрина актуализировала практически не изученную проблему создания системы защиты архивных документов Архивного фонда Российской Федерации от реальных угроз утрат и хищений. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ определяет Архивный фонд Российской Федерации как исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн. дел, архивы Российской Федерации призваны обеспечить сохранность национального историко-документального наследия народа России.

Проблема безопасности архивных документов в государственных архивах Российской Федерации, вопросы комплектования, сохранения и использования документальной памяти народа привлекли в постсоветский период внимание общественности, встревоженной положением дел в этой важнейшей сфере государственного значения. Вопросы, связанные с реальными угрозами архивным документам, с обеспечением прав личности на получение документированной информации, обсуждались на заседании Межведомственной комиссии по информационной безопасности Совета безопасности Российской Федерации, на Парламентских и Общественных слушаниях. Была признана исключительная актуальность проблемы защиты архивных документов. Отмечалось, что ослабление государственного влияния и контроля в области формирования, хранения и использования ретроспективной архивной информации в сфере государственного управления и развития науки и культуры увеличивает риски возникновения угроз физической утраты, несанкционированного использования архивных документов и документной информации, что не отвечает интересам государства и нарушает права человека.

В этой связи особое значение приобретает исследование деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов (ОСАД) в исторической ретроспективе. Являясь извечной, эта проблема в каждый исторический период решается в контексте проявления специфических для данных условий факторов опасности.

Многолетний опыт нейтрализации проявления факторов опасности в архивах требует анализа с целью выработки подходов к комплексному решению проблемы защиты архивных документов от утрат и хищений в современных условиях, к нахождению эффективных способов предотвращения действия угроз. Требуются специальные исследования, связанные с изучением особенностей архива как объекта защиты, состава угроз архивным документам, совокупности факторов опасности и их проявления в зонах повышенного риска, средств их предотвращения.

Целью курсовой работы является исследование законодательно-нормативного регулирования сферы сохранности архивных документов

Выдержка из текста работы

ГЛАВА 1. РЕГУЛИРОВАНИЕ СФЕРЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие хранения и сохранности архивных документов

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. [10]

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

временным (до 10 лет);

временным (свыше 10 лет);

постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел;

при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Заключение

В ходе изучения установлено, что главный фактор опасности, таящий угрозу безвозвратной утраты ценных документальных комплексов, в начальный период архивного строительства заключался в бесхозном их хранении.

Централизация управления архивным делом, государственный контроль и ответственность органов власти и управления в центре и на местах за размещение и охрану архивов явились определяющим условием обеспечения сохранности архивных комплексов России, поступивших в собственность государства, от утрат, хищений, распродажи и незаконного уничтожения в условиях гражданской войны, экономической разрухи.

Важный вывод, полученный в ходе исследования периода деятельности архивных учреждений в области обеспечения сохранности архивных документов от угроз утрат и хищений состоял в том, что меры государственной поддержки, оказанной архивам: установление норм судебной ответственности за нарушение требований в части обеспечения сохранности документов; размещение документальных комплексов в приспособленных помещениях; установление избирательного доступа к архивной информации, а также создание единой системы методического обеспечения работ с архивными документами (организация, способы, приемы упорядочения, описания, учета) создавали определенные условия для нейтрализации угроз хищений и физической утраты архивных комплексов и документов.

Список литературы

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43.

2. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 2010.

3. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М., 2011.

4. Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. М., 2011.

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения // Секретарское дело. – 2023. – № 2. – С. 57-59.

+ еще 30 источников