«Документирование организационной деятельности предприятия» - Реферат

Содержание

Введение …

1. Документирование как элемент деятельности предприятия …

1.1. Понятие и сущность документирования…

1.2. Документация и е типы….…

2. Особенности документирования организационной деятельности предприятия…

2.1. Классификация, состав и назначение организационной документации предприятия…

2.2. Порядок разработки и структура основных документов…

Заключение …

Список литературы…

Введение

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Здесь результаты деятельности организации во многом зависят от информации, которая использована руководителями и специалистами для осуществления планирования, контроля и регулирования управленческой деятельности, а также принятия решений.

Значение работы с организационной документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть внутри предприятия вопросы оперативного планирования, контроля и учёта отдельных видов деятельности.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Цель реферата – рассмотрение особенностей документирования организационной деятельности предприятия

Задачи:

- дать характеристику документированию как элементу деятельности предприятия;

- рассмотреть основные виды организационных документов;

- выявить особенности документирования организационной деятельности предприятия.

Выдержка из текста работы

Существуют различные типы и виды документации. Рассмотрим их сущность и содержание.

Во – первых, это стандарты организации (предприятия) – обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов – стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.

Кроме того, существуют регламенты – документы, описывающие конкретный процесс . Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Инструкции – обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс) .

Отметим, что существуют несколько типов инструкций: должностные, описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника; по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать единицу оборудования (прибор); рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений . Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов –записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Также часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Таким образом, мы выяснили, что все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

Заключение

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Список литературы

1. Гуккаев В.Б. Учетная политика организации. – М., 2007. –256 с.

2. Давыдова Э.Н., Рыбакова А.Е. Делопроизводство. – Мн.: Наука, 2007. –288 с.

3. Делопроизводство и деловые отношения: Учебное пособие/Бонцевич Н.В., Врублевский Б.И. – Гомель, 2003. –159 с.

4. Кузнецов А.Е. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Мн.: Книжный дом, 2009. –831 с.

5. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: Высшее образование, 2011. –364 с.

6. Т.Ф. Ефремова. Токовый словарь. – М.: Наука, 2008. –670 с.

7. Большой энциклопедический словарь//h**t://dic.academic.r*/dic.nsf/enc3p/81738

8. Документы и документация/h**t://w*w.docidoc.r*

9. Ефремова Т.Е. Новый словарь русского языка//zipsites.r*/books/slovari/pdf_efremova/start.pdf

10. Словарь бизнес – терминов// h**t://best-stroy.r*/dic/business.php?dic_tid=4038&dic_ltr=%d0%94