«Текстовове документирование» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 2

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ 4

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ 9

НАЗНАЧЕНИЕ 12

ОБЛАСТЬ ПРИМИНЕНИЯ 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 27

Введение

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1.Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3.Фотокино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В данной работе мы рассмотрим самый распространенный вид документирования – текстовый, абсолютно во всех сферах жизни он занимает главенствующее положение и не возможно обойтись без его помощи, именно по этому тема данной работы привлекло мое внимание. Основные цели которые мы должны достичь это развитие, назначение и соответственно область применения.

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во

многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших

сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универ-

сальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Содержащаяся в них информация

будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания

и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь

при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Таким образом нам стало ясно, без текстовых документов не возможно представить себе нашу современную жизнь. Их вроде ни так заметно, но они выполняют огромный объем работы, помогая нам унифицировать систему управления на производстве, в сферах массовой информации и абсолютно во всех сферах человеческой деятельности.

Список литературы

1. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) // Отечественные архивы. 1992. N 2. С.105.

2. Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. СПб, 1857. С.1, 35. Впоследствии книга Н.В.Варадинова дважды переиздавалась - в 1873 и в 1887 гг.

3. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М.: Молодая гвардия, 1988. С.59.

4. Ефимов А.Н. Информационный взрыв: проблемы реальные и мнимые. М., 1985. С.8.

5. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

6. Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)

7. Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. Т.6. Ч.1. М., 1976. С.40.

8. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.21.

9. См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С.74-75.

10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.15.

11. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. N 2.

12. Илизаров Б.С. Источникометрические проблемы архивоведения (методы измерения объёмов письменной информации): Учеб пособие. М., 1981. С.51.

13. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.

14. Полное название этого документа выглядит следующим образом: "Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют".

15. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 1998. С.44-50.

16. Павленко Н.А. История письма. Минск, 1987. С.17.

17. Пример такого определения: "Под информацией понимаются пригодные для обеспечения активных действий результаты процесса отражения, протекающего при любом взаимодействии любых объектов" (Проблемы информатизации. 1996. Вып. 4. С.4).

18. "Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996

19. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995

20. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13-15.

21. Словарь современного русского литературного языка. Т.3. М.-Л., 1954. С.921.

22. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29.

23. См.: Отечественная история: Энциклопедия. В 5-ти т. Т.1. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1994. С.483.

24. См.: Вспомогательные исторические дисциплины: историография и теория. Киев, 1988. С.29.

25. См.: Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие для гуманитарных специальностей. М.: Издат. центр РГГУ, 1998; Новое учебное пособие по источниковедению: взгляд специалистов // Отечественные архивы. 1999. N 5. С.93, 97-99.

26. См.: Коган В.З. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С.23; Старикова Л.Н. Информационное обеспечение социологического образования: ресурсы, технологии. Кемерово: Кузбассвузиздат, 1998. С.56-57.

27. См.: Юридическая энциклопедия. М., 1997. С.150.

28. Цит. по: Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. М., 1996. С.4.

29. Фридланд А.Я., Ханамирова Л.С., Фридланд И.А. Информатика. Толковый словарь основных терминов. М., 1998. С.64-65.