«Организация системы документооборота в организации» - Курсовая работа

Содержание

Введение….….3

Глава 1.Понятие и развитие документооборота….….5

1.1 Развитие документооборота….….5

1.2 Понятие документооборота….….….9

Глава 2. Основные правила организации документооборота ИП РУДОВА.17

2.1 Схема движения и технология обработки документов ИП РУДОВА.17

2.2. Регистрация документов….… 22

2.3 Контроль исполнения документов….….29

Заключение….….….….….37

Библиография….… ….….40

Приложение….43

---

Введение

Сведения и данные, находящиеся в документах, являются фундаментом построения управления, а его эффективность основана на использовании различных данных.

Для современного бизнеса, информация считается значительным средством для осуществления многих задач. Эффективность управления зависит от надежности информации.

В бизнесе важно уделять пристальное внимание работе с документами, совершенствованию этой работы, так как решение в управлении основано на информации, которая закрепляется документом на любых основания.

Управление частным или государственным предприятием определяется постоянным чередованием процессов создания, перемещения и обработки документации.

В бизнесе совершаются различные проекты, оформляются договоры, все это определяют документы. От того как осуществляют работу с документацией зависит эффективность работы органов управления, а именно организованность руководства в отношении деятельности своей организации. От качества организации документооборота зависит успех управленческой деятельности любого предприятия.

В современное время многие организации испытывают трудности и имеют проблемы по эффективности управления предприятием. Данные проблемы заключаются в недостатке контроля над рабочим процессом в организации, недостаточно эффективном трудовом распорядке, несвоевременном осуществлении бизнес–процессов, а так же их контроле.

Актуальность темы дипломной работы заключается в изучении организации документооборота на предприятии

Целью дипломной работы является изучение особенностей документооборота на предприятии.

Объектом исследования является документооборот. Предметом исследования –ИП Рудова.

Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:

-рассмотрим развитие документооборота;

-изучим понятие документооборота;

-рассмотрим схему движения и технология обработки документов ИП Рудова;

-рассмотрим, как осуществляется регистрация документов;

-рассмотрим, как осуществляется контроль исполнения документов.

Теоретико-методологической базой исследования являются работы отечественных учёных по организации кадрового документооборота, и среди них: М.И. Басаков «Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения)», Н.А. Дмитриева «Документационное обеспечение управленческой деятельности», Н.Р. Усманова «Документооборот предприятия».

Практическая значимость работы заключается в совершенствовании процесса документооборота в ИП Рудова.

Методами исследования в данной работе явились теоретические: сравнение, описание; эмпирические: сбор и анализ документов.

---

Выдержка из текста работы

Глава 2. Основные правила организации документооборота ИП РУДОВА

2.1 Схема движения и технология обработки документов ИП РУДОВА

Организация Индивидуальный предприниматель Рудова Юлия Владимировна ИНН 344110727061, ОГРН 317344300083311 и официальный офис компании находится по адресу: 400000, Волгоградская обл, г Волгоград.

Деятельность ИП: Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом.

В каждой компании независимо от масштабов их деятельности и форм собственности, в процессе функционирования образуется различное количество отчетов, расчетов, справок, входящей и исходящей информации разного содержания, как в электронном, так и на бумажном носителе.

Документы, образующиеся в деятельности ИП Рудова можно классифицировать следующим образом:

«Управленческая документация»:

-свидетельство о внесении Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателей в соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;

- Свидетельство о постановке на налоговый учет, копию паспорта, выписка из ЕГРИП).

Состав кадровой документации ИП Рудова Ю.В незначительный. Оформлением на работу, предоставлением отпусков и увольнением занимается непосредственно руководитель магазина в соответствии с Трудовым законодательством .

При приеме на работу в магазин, заявление о приеме не пишется, а сразу оформляется трудовой договор.

Основные условия трудового договора содержат следующие сведения: предмет договора; должностные обязанности; права и обязанности сторон; оплата труда; дата вступления договора в силу; режим работы; испытание при приеме на работу; совмещение должностей; предоставление отпуска; прочие условия и др. Трудовой договор составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр остается у директора магазина, второй предоставляется работнику).

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор), дата, регистрационный номер, место заключения договора, текст, подписи, оттиск печати.

После подписания директором трудового договора он составляет приказ о приеме на работу, который оформляет в соответствии с унифицированной формой Т-15.

Содержательная часть приказа о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, наименование должности, квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.

На основании приказа должна создаваться личная карточка (форма № Т-2),она используется для анализа состава и учета движения кадров. В ИП Рудова личные карточки сотрудников не заводятся.

Затем в трудовую книжку вносятся следующие данные:

порядковый номер записи;

запись о приеме на работу;

основание (дата и номер приказа о приеме).

На основании приказа должна создаваться личная карточка (форма № Т-2),она используется для анализа состава и учета движения кадров. В ИП Рудова личные карточки сотрудников не заводятся.

Процедура увольнения отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. На основании личного заявления составляется проект приказа. Приказ имеет унифицированную форму № Т-8.

Делается запись в трудовой книжке о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, производится расчет с работником.

Приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Приказ об отпуске включает в себя сведения:

наименование организации;

наименование вида документа – ПРИКАЗ;

номер и дата;

ФИО работника;

занимаемая им должность;

структурное подразделение.

Приказ о предоставлении отпуска визируется и подписывается директором

Ведение учетно-отчетной документации ИП является важным компонентом деятельности предприятия. ИП Рудова, как субъект предпринимательской деятельности с определенной периодичностью сдает отчетность в государственные органы и внебюджетные фонды. Перечень отчетных документов и порядок их сдачи регулируется различными законами и нормативными актами.

Отчетные документы ИП Рудова представляет:

в налоговый орган;

в территориальное отделение пенсионного фонда;

в филиал фонда социального страхования.

Журнал кассира-операциониста составляется по унифицированной форме КМ-4 утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данный журнал необходим в магазине для отражения движения сумм наличности, прошедший через кассовый аппарат за каждую смену. Заполняет журнал ответственный (продавец), записи делаются в хронологическом порядке ежедневно.

На титульном листе журнала указывается:

наименование документа;

наименование индивидуального предпринимателя с указанием его адреса, телефона, ИНН.

данные о модели контрольно-кассовой машины с указанием номера по заводскому паспорту и номера, присвоенного кассовому аппарату при регистрации в налоговой службе;

период ведения журнала;

должность и подпись лица, ответственного за ведение журнала.

После заполнения формы КМ-4, бухгалтером делаются записи в кассовую книгу по унифицированной форме № КО-4.

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

наименование документа;

фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя;

период времени, на который она заводится (год).

Бухгалтер ИП за один рабочий день вносит на одной странице журнала как приходные, так и расходные операции, вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги.

Бухгалтером заполняются следующие графы:

«Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа

«Остаток на конец дня»;

«Номер документа»;

порядковый номер кассового ордера;

«От кого получен или кому выдан данный документ»;

«Номер субсчета или корреспондирующего счета» - не заполняется;

«Приход» и «Расход», в них проставляется сумма средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки;

«Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк;

«Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги;

«Остаток на конец дня».

Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров. Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Таким образом, анализ видового состава и порядка ведения документации ИП Рудова показал, что деятельность ИП обеспеченна комплексом документов: документы по управленческой деятельности, кадровая и учетно-отчетная документация.

Отчетная документация ИП Рудова ведется по установленным формам в обязательном порядке в соответствии с действующим законодательством, и подлежит к сдаче в различные органы с установленными сроками сдачи.

При заполнении данных отчетов индивидуальный предприниматель руководствуется Налоговым Кодексом Российской Федерации, приказом ФНС России, постановлением Правления ПФ РФ. Также следует отметить, что часть отчетной документации оформляется и отправляется в электронном виде.

---

Заключение

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: канцелярией, секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от его получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Неправильное оформление, хранение документов может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положении предприятия, и на его деловой репутации.

Во второй главе проведен анализ документооборота в ИП Рудовой.

Анализ видового состава и порядка ведения документации ИП Рудова показал, что деятельность ИП обеспеченна комплексом документов: документы по управленческой деятельности, кадровая и учетно-отчетная документация.

Отчетная документация ИП Рудова ведется по установленным формам в обязательном порядке в соответствии с действующим законодательством, и подлежит к сдаче в различные органы с установленными сроками сдачи.

При заполнении данных отчетов индивидуальный предприниматель руководствуется Налоговым Кодексом Российской Федерации, приказом ФНС России, постановлением Правления ПФ РФ. Также следует отметить, что часть отчетной документации оформляется и отправляется в электронном виде.

На предприятии ИП Рудова регистрация документов осуществляется в соответствии с деятельностью ИП по направлению работа с договорами аренды в программе ERP 2.5, с помощью которой она регистрирует договора аренды.

Применение современных информационных технологий значительно упрощает процесс контроля за исполнением документов. Существуют различные программные решения, позволяющие автоматизировать многие процессы и операции, связанные с документооборотом в своей деятельности ИП Рудова их применяет.

Использование электронной подписи и электронного документооборота позволяет не только сократить время на исполнение документов, но и повысить безопасность хранения и передачи информации.

Стоит обратить внимание на возможности облачных сервисов, которые позволяют хранить и обрабатывать документы удаленно, что особенно полезно для ИП Рудовой, имеющей ограниченные ресурсы.

Контроль за ведением документации осуществляет директор ИП Рудова.

Основные задачи контроля за исполнением документов в ИП Рудовой включают в себя следующее:

1. Правильность оформления документов. ИП Рудовой занимается оформлением договоров аренды, поэтому правильное оформление документов является первостепенной задачей. Контроль за исполнением документов включает в себя проверку их правильности, соответствия требованиям законодательства и грамотность оформления.

2. Соблюдение сроков исполнения. Поэтому контроль за исполнением документов в ИП Рудовой включает в себя строгое соблюдение установленных сроков

3. Контроль за учетом и хранением документов. Правильный учет и хранение исполненных документов имеет большое значение для дальнейшей работы ИП Рудовой.

Контроль за учетом и хранением включает проверку правильности заполнения документации, а также ее сохранность и доступность для последующего использования.

4. Контроль за качеством исполнения. Качество исполнения документов является одним из ключевых моментов. Контроль за качеством исполнения включает в себя проверку соответствия документов требованиям клиентов, а также их полноту и точность.

Все эти задачи контроля за исполнением документов в ИП Рудовой способствуют обеспечению высокого уровня профессионализма и надежности услуг, предоставляемых предпринимателем. Контроль соответствия документов требованиям законодательства и нормам качества позволяет избежать претензий со стороны клиентов и участников судебных процедур.

Таким образом, контроль за исполнением документов в ИП Рудовой является неотъемлемой частью ее деятельности. Этот контроль предполагает проверку правильности оформления и исполнения документов, соблюдение сроков, учет и хранение, а также контроль за качеством.

---

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020). – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399. – Текст: электронный.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая. Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-Ф3. – URL: www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142. – Текст: электронный.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая Федеральный закон от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ. – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027. – Текст: электронный.

4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 06.04.2024) Электрон. дан. – режим доступа: // Справочно-правовая система «Консультант-Плюс»

5. Федеральный закон «О стандартизации в Российской Федерации» №163 от 29 июня 2015 г. - Москва: Инфра-М, 2015. - 74 с.

6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, ред. от 14.05.2018).

8. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт, 2020. — 299 с.

9. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2021. - 222 c.

10. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2021. - 320 c.

11. Басовский Л.Е. Экономический анализ (Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности): Учебное пособие / Л.Е. Басовский, А.М. Лунева, Е.Н. Басовская и др. - М.: Инфра-М, 2020. - 479 c

12. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2021. — № 2. — С. 431-434.

13. Грозова О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство Юрайт, 2021. — 126 с.

14. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие / М.И. Басаков. — М. : КНОРУС, 2019— 216 с.

15. Дмитриева, Л.И.Документационное обеспечение управленческой деятельности : учеб. пособие / И.В. Рузаева; Л.И. Дмитриева .— Новосибирск : Изд-во НГТУ, 2019 .— 100 с

16. Дмитриева Н.А. Электронный кадровый документооборот // Научные исследования и разработки студентов. – 2020 – 420 с. 83

17. Иванов И.Н. Экономический анализ деятельности предприятия: Учебник / И.Н. Иванов. - М.: Инфра-М, 2021. - 311 c.

18. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2020. — 177 с.

19. Киреева, Н.В. Экономический и финансовый анализ: Учебное пособие / Н.В. Киреева. - М.: Инфра-М, 2021. - 368 c.

20. Косолапова М.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: Учебник / М.В. Косолапова, В.А. Свободин. - М.: Дашков и К, 2021. - 248 c.

21. Кугушева Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. - РнД: Феникс, 2020. - 296 c.

22. Ковалева Т. С. Повышение эффективности деятельности организации посредством внедрения электронного документооборота [Текст] / Т. С. Ковалева, В. В. Алексеева // Актуальные проблемы бухгалтерского учета, анализа и аудита. – 2022. - №11. - С. 220-223.

23. Пергаева О. Ю. Документооборот в системе бухгалтерского учета и внутреннего контроля [Текст] / О. Ю. Пергаева// Наука и образование: проблемы и перспективы. – 2021. - №4. – С. 42-49.

24. Усманова Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. – С. 321.

---