«Особенности и исполнение требований оформления управленческой документации в некоммерческой организации» - Отчет по практике

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 5

ВЫВОДЫ 21

ПРИЛОЖЕНИЯ 23

---

Введение

Преддипломная практика проходила на базе АНО «Информационно-издательский центр «Ишимская правда».

В условиях современного общества некоммерческие организации (НКО) играют важную роль в решении социальных, культурных, образовательных и экологических проблем. Эффективное управление такими организациями невозможно без надлежащей документации, которая служит основой для планирования, контроля и оценки результатов деятельности. Правильное оформление управленческой документации является ключевым аспектом, влияющим на прозрачность, эффективность работы и правомерность действий НКО.

Управленческая документация в некоммерческой организации включает в себя различные виды документов, такие как устав, положения, внутренние регламенты, отчеты и протоколы собраний. Эти документы не только регламентируют внутренние процессы, но и обеспечивают юридическую защиту как организации, так и ее сотрудников, а также подтверждают достигнутые результаты перед партнерами.

Актуальность данной темы обусловлена постоянным развитием некоммерческого сектора, а также изменениями в законодательстве, которые требуют от НКО адаптации и улучшения своих процессов документирования. Неправильно оформленные документы могут привести к серьезным последствиям, включая юридические риски и потерю доверия со стороны партнеров.

Целью преддипломной практики является анализ особенностей и исполнения требований оформления управленческой документации в некоммерческой организации.

Достижение поставленной цели предполагает решение ряда задач:

1. Анализ деятельности АНО «Информационно-издательский центр «Ишимская правда» в рамках темы дипломной работы «Особенности и исполнение требований оформления управленческой документации в некоммерческой организации»;

2. Разработка предложений, мероприятий, оценка их эффективности;

3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов.

---

Выдержка из текста работы

База практики - АНО «Информационно-издательский центр «Ишимская правда».

«Ишимская правда» – объединенная общественно-политическая газета г. Ишима и Ишимского муниципального района. Первый номер ишимской газеты «Известия» вышел в марте 1918 года.

В двадцатые годы «Известия» приобрели новое название – «Серп и молот». А в начале пятидесятых газета была переименована в «Ишимскую правду».

Информационные приоритеты «Ишимской правды»: осуществлять информационное сопровождение деятельности правительства Тюменской области, соучредителей, освещать общественно-политическую жизнь города и района, а также показывать примеры успешно работающих на территории предприятий, прослеживать динамику развития АПК, пропагандировать здоровый образ жизни, патриотизм, нравственные ценности.

Коллектив АНО «ИИЦ «Ишимская правда» на сегодняшний день насчитывает 14 человек, 11 имеют высшее образование.

До 2000 года газета считалась одним из немногих рентабельных изданий юга Тюменской области. Удалось увеличить объем до восьми полос вместо обычных четырех.

В настоящее время газета, учредителями которой являются департамент информационной политики Тюменской области, администрация г. Ишима и администрация Ишимского района, выходит три раза в неделю тиражом до 4,5 тысячи экземпляров. Основные направления работы редакции: освещение реализации нацпроектов, реформ местного самоуправления, АПК, ЖКХ, социальной, молодежной политики, проблем трудозанятости, профилактики борьбы с наркоманией, патриотической, историко-краеведческой тематики.

На всех этапах своего существования «Ишимская правда» была и остается газетой масс. Ежегодная читательская почта достигает 1,5–2 тысячи писем. На постоянной основе с газетой сотрудничают более двадцати внештатных авторов. На протяжении многих лет редакция активно взаимодействует с местными органами власти.

Руководителем по практике выступал делопроизводитель АНО ИИЦ «Ишимская правда».

К основным функциям делопроизводителя в организации относится:

- обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;

- контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения Центра документов текущего делопроизводства;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

В издательском центре «Ишимская правда» создается:

Организационно-правовая документация:

- устав

- штатное расписание должностная инструкция правила внутреннего трудового распорядка

Организационно-распорядительная документация

- приказ

- распоряжение

Информационно-справочная документация

- служебная записка;

- акт.

Делопроизводитель несет ответственность за составление плана - расписания на день для руководителя о запланированных встречах, времени, и месте встречи, который составляется в программе Excel и состоит из трех разделов: время, наименование мероприятия, комментарий [План - расписание .].

Делопроизводитель издательского центра ведет табель учета рабочего времени, данный документ создан для ведения сведений о фактически отработанном времени сотрудниками издательского центра [Табель учета рабочего времени Табель создается в программе Excel, документ состоит из таблицы, в верхней части документа указывается полное название центра, код ОКПО, дата, номер документа и отчетный период. В первой графе указан порядковый номер списка. Во вторую графу табеля внося!' фамилии и инициалы всех работников центра, а в графе три - табельные номера. В графе четыре указаны отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. В пятой графе табеля подводятся итоги за 1-15 числа: в верхней ячейке - количество рабочих дней, а в нижней- отработанных часов. В графах с седьмой по девятую заполняются данные для начисления зарплаты. В восьмой графе отражается бухгалтерский счет, где показаны затраты по конкретной выплате. В графе девять указывается количество дней, которые нужно выплатить. В графах с десятой по тринадцатую дублируются все неявки работника за месяц. В конце каждого месяца табель учета рабочего времени перелается в бухгалтерию.

Делопроизводитель издательского центра по распоряжению директора - главного редактора составляет приказы в таких случаях как направление работника в командировку [Приказ о направлении работника .], создание и утверждение комиссии по списанию материалов [Приказ о создании и утверждении .], проведению инвентаризации [Приказ о проведении инвентаризации .], о наличии денежных средств [Приказ о наличии денежных .], которые создаются с помощью программы Word, на общем бланке письма. Реквизиты для оформления документа: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, виза, печать.

Делопроизводитель по распоряжению директора-главного директора, также составляет и оформляет акты, например в случаи списания товарно - материальных ценностей [Акт о списании товарно-материальных .], также о внезапной проверке кассы [Акт о внезапной проверке .]. Документы создаются с помощью программы Word и оформляются с помощью таких реквизитов: название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.

Делопроизводитель информационно-издательского центра «Ишимская правда», также оформляет различные справки. Например, в таких случаях как распространение подписанного тиражам [Справка о распространении .]. Справки оформляются делопроизводителем в программе Word на общем бланке центра. В верхнем правом углу пишется наименовании организации, в левой части наименование вида документа «справка», ниже располагается дата и номер документа, еще ниже заголовок к текст}', например: «О распространении подписанного тиража», в конце документа ставится подпись и печать.

Созданные документы подшиваются делопроизводителем центра в отдельную папку, в конце года номеруются, сшиваются, ставится печать центра и хранятся в архиве редакции.

Делопроизводитель издательского центра помогает директору - главному редактору в работе с обращениями граждан. Делопроизводитель на обращениях проставляет дату, время, ФИО, телефон и адрес, далее передает документы директору - главному редактору для проверки. Также письма фиксируются делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации, журнал представлен в таблице 1. Отдельного журнала регистрации для обращений граждан нет, что является ошибкой.

---

Заключение

В ходе выполненного исследования были изучены понятие и сущность делопроизводства. В центре соблюдаются требования ГОСТ и методических указаний по ведению делопроизводства. Используется современное оборудование, облегчающее работу сотрудников. Вся последовательность операций соответствует методическим рекомендациям.

В данной работе целью было провести анализ и дать рекомендации по усовершенствованию организации документационного обеспечения управления в организации.

Введением делопроизводства в издательском центре занимается делопроизводитель, в своей деятельности делопроизводитель центра упирается на законодательные, нормативно-правовые, нормативно- методические документы, которые регламентируют ведение делопроизводства, также в своей деятельности делопроизводитель использует организационно-правовые документы центра.

В издательском центре «Ишимская правда» ведение делопроизводства осуществляется как традиционным способом, так и в электронном виде. Как было выявлено, система электронного документооборота в центре отсутствует. Также при ведении документооборота в издательском центре используются бумажные формы журналов.

Внедрение инструкции сократит проблемы, которые были выявлены при исследовании: длительность обработки документов центра, частую их потерю, качество составления и оформления документов, время на обработку, оптимизация работы с документами в центре, отсутствие журнала регистрации обращений граждан.

В ходе прохождения практики проводилось исследование процессов управления, на основе которых движутся документы. Было выяснено, что на данном этапе имеются проблемы: большая длительность обработки и поиска документов, частая потеря документов.

Разработка рекомендаций для решения данных проблем позволит:

- улучшить работу делопроизводителей с системой обеспечения документооборота в центре;

- сократит сроки подготовки отчетности в центре;

- ускорит работу по основной деятельности центра.

Таким образом, целью оптимизации является упрощение ведения делопроизводства в учреждении посредством внедрения системы 5 С, а также проектирование инструкции по делопроизводству.

---