«Документооборот» - Дипломная работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 4

1.СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ 8

1.1 ОПИСАНИЕ И АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ПРОЕКТИРОВАНИЯ 8

1.2 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПРОЕКТИРУЕМОЙ СИСТЕМЕ 10

1.3 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ МЕТОДОВ И КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ И ПРОЕКТИРОВАНИЯ АНАЛОГИЧНЫХ СИСТЕМ 11

1.4 ВЫБОР ЦЕЛИ И КРИТЕРИЕВ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТИРУЕМОЙ СИСТЕМЫ 16

2 СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ 21

2.1 ОБЩАЯ СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОЙ СИСТЕМЫ 21

2.2 МЕТОДИКА И ОБЩИЙ АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 22

2.3 СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ, ПОТОКОВ И ОБЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ БАЗ ДАННЫХ 22

2.4 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ ОБЩЕЙ СТРУКТУРЫ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 27

3 ТЕХНИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ 29

3.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА 29

3.2 РАЗРАБОТКА И ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 31

3.3 ОПИСАНИЕ РАЗРАБОТАННЫХ ПРОГРАММ ПО ЛИСТИНГУ 36

3.4 АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ТЕСТИРОВАНИЯ И ПРОВЕРКИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ПРОГРАММЫ 57

3.5 ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРОГРАММЫ 60

4 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 63

4.1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 63

4.2 ОХРАНА ТРУДА, ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ 65

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 76

ПРИЛОЖЕНИЕ А 78

ПРИЛОЖЕНИЕ Б 84

Введение

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.

3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства/ часто стремятся повысить свою квалификацию.

5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения.

Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и \"десять тысяч одних курьеров\" определяли \"лицо\" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Существует множество причин перевода существующей информации в электронный вид. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на персональном компьютере, файл-сервере, диске, дискете, флеш накопителе дешевле, чем на бумажном носителе. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того современные компьютеры позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, аудио и видео записи и т.д.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - компьютер, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД).

Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом ин-формации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Современные системы управления базами данных обеспечивают:

 развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом или текстовом режиме;

 набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;

 средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.

В качестве платформы для разработки информационной системы электронного документооборота был выбран MS Access 2003. MS Access представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

MS Access может работать в качестве:

 автономной СУБД для настольных систем;

 СУБД для файлового сервера;

 как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб - страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access является идеальным решением по автоматизации данной предметной области. Здесь нет необходимости в создании клиент/серверного приложения, хотя Access предоставляет такую возможность. Нет необходимости в применении таких крупных СУБД как, например, Microsoft SQL Server. В будущем предприятие планирует использовать в качестве основной СУБД SQL Server, и даже в этом случае мы не проигрываем, поскольку Access позволяет с легкостью преобразовать базу данных созданную в MS Access 2003 в формат SQL Server. Также планируется расширить систему за счет присоединения модулей, автоматизирующих предметные области, которые на данный момент не автоматизированы.

Данная система предназначена для организации эффективного документооборота в организации, оперативного поиска документов по архиву, быстрой регистрации, как входящей, так и исходящей документации, как следствие снижение объёмов бумажного документооборота.

Автоматизированная система электронного документооборота позволит избавить сотрудников от рутинной работы с бумажными носителями информации, которые как показывает практика, занимают огромные пространства и недолговечны.

Заключение

В ходе выполнения работ по настоящему дипломному проекту были получены следующие результаты:

1. Изучена и описана предметная область работы с базами данных.

2.Изучена и описана предметная область работы со средой программирования VBA 6.0.

2. Выполнен полный цикл проектирования автоматизированной системы документооборота.

Кроме того, необходимо отметить, что в процессе разработки системы была предусмотрена возможность расширения ее функциональных свойств. Добавление новых таблиц баз данных или же добавление новых возможностей системы не приведет к изменению уже разработанной части программы. Это позволит в значительной мере увеличить «жизненный цикл» системы.

Все вышесказанное дает возможность сделать вывод о том, что в настоящем проекте поставленная задача решена в полной мере.

Можно добавить, что использование результатов проектирования возможно не только в магазине, но и в любой фирме или на предприятии, работающей с большими потоками документов.

Список литературы

1. Давыдов, В.Г. Д 13 Программирование и основы алгоритмизации: Учеб. пособие/В.Г. Давыдов. - М.: Высш. шк., 2003

2. Мейер, Д. Теория реляционных баз данных: Монография. - М.: «Мир», 1987

3. Тиори, Т., Фрай, Дж. Проектирование структур баз данных: Учебник. - М.: «Мир», 1985

4. Чертовской, В.Д. Базы и банки данных: Учебное пособие. СПб.: Изд-во МГУП, 2001.

5. Ладыженский, Г.М. Архитектура корпоративных информационных систем.// Системы управления базами данных. – 1997. - №5 – С.24-28

6. Зиндер, Е.З. Новое Системное Проектирование: Информационные Технологии и Бизнес-реинжиниринг. // Системы Управления Базами Данных. – 1996. - № 2.- С.61-76

7. Зиндер, Е. З. Соотнесение и использование стандартов организации жизненных циклов систем. //Системы Управления Базами Данных. – 1997. - №3 - С. 41-53

8. Ивлев, В., Попова, Т., Чекаленко, Ю. Два подхода к проектированию информационных систем. [Электронный документ]. (h**t://consulting.r*/econs_art_417882730/cons_printview). Проверено 15.05.2005.

9. Андреев, А.М. Проблема создания современных бизнес-приложений СУБД. [Электронный документ]. // Interface Ltd. (h**t://w*w.interface.r*/fset.asp?Url=/ca/probssbp2.htm). Проверено 18.05.2005.

10. Interface Ltd. Тенденции развития современных корпоративных информационных систем. [Электронный документ]. (h**t://w*w.interface.r*/fset.asp?Url=/mrp3/st004.htm). Проверено 20.05.2005.

11. Власова, Л. Информационные системы на предприятиях. [Электронный документ]. (h**t://w*w.akdi.r*/avt-upr/torg98/1.htm). Проверено 10.03.2004.

12. Марка, Д.А., МакГоуэн, К. Методология структурного анализа и проектирования. - М.: «МетаТехнология», 1993.

13. Уокер Ройс. Управление проектами по созданию программного обеспечения. – М.: «Лори», 2002.

14. Кадушин А., Михайлова Н. Эффект оКИСления. [Электронный документ]. // Директор информационной службы. – 2001. - №7. (h**t://w*w.osp.r*/cio/2001/07/033_print.htm). Проверено 20.05.2005.

15. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. – Введ. 1992-01-01.

16. ГОСТ 34.603-92 Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем. – Введ. 1993-01-01.

17. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – Введ. 1990-01-01.