«Нормативно-методическая база деятельности службы ДОУ» - Реферат

Содержание

Введение 3

1 Функции и сущность службы ДОУ 6

2. Нормативно-методическая база, регулирующая деятельность службы ДОУ 10

3 Состав нормативно-методической базы, используемой в деятельности службы ДОУ 14

Заключение 19

Список литературы 20

Введение

Тема представленной работы – нормативно-методическая база службы ДОУ.

В настоящее время ДОУ уделяет особое внимание регламентации делопроизводственных процессов: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчѐтливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция в деятельности ДОУ. Документационное обеспечение управления, по ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами [1].

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

• документирование (т.е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы;

• документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

В ДОУ для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

• положение о службе ДОУ;

• должностные инструкции работников;

• инструкция по ДОУ (делопроизводству);

• табель и унифицированные формы документов, применяемых в деятельности учреждения;

• правила подготовки и оформления управленческих документов;

• инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Все названные документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

Актуальной данность темы обусловлена необходимостью вести в ДОУ документооборот, как внутренний, так и внешний. Для грамотной организации и локальной регламентации документационного обеспечения управления, необходимо построить максимально эффективную систему документооборота. Она должна основываться, в первую очередь, на законодательных и нормативно-правовых актах регулирующих документационное обеспечение управления.

Объектом данной системы выступает организация локальной регламентации документационного обеспечения управления.

Целью данной работы является изучение нормативно-методической базы службы ДОУ.

Выдержка из текста работы

1 Функции и сущность службы ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи.

Основная задача службы делопроизводства - руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

• обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

• организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

• организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

• обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

• сокращение документооборота, количества форм документов; разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

• разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

• осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• разработка и проектирование бланков документов;

• разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

• осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

• организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

В ДОУ созданы следующие внутренние организационно-правовые документы:

• Положение о службе ДОУ;

• Инструкция по делопроизводству;

• Табель унифицированных форм документов;

• Альбом унифицированных форм документов;

• Перечень документов, не подлежащих регистрации;

• Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

• Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

• Перечень документов, подлежащих утверждению;

• Перечень документов, заверяемых печатью организации;

• Должностные инструкции;

• Сводная номенклатура дел организации.

Заключение

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название). Будем называть это подразделение так, как это сложилось в последние годы, – служба ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления. Нормативная база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативные и методические документы по делопроизводству в ДОУ разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ.

Список литературы

1. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2016. - № 23. - ст. 2199

2. Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 N 57023)

3. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. – Ростов н/Д: Феникс, 2020

4. Басаков М.М. Делопроизводство. Конспект лекций. – Ростов н/Д: Феникс, 2018

5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2015

6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2012