«Особенности функционирования современных служб управления персоналом» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ … 3

Глава 1. Нормативно-правовые основы ведения документации

по персоналу…. ….…5

Состав документации по персоналу ….…5

Формирование и хранения документов по персоналу ….11

Глава 2. Направление Совершенствование работы с персоналом….19

Использование информационных технологий при работе с персоналом….19

Пути и методы совершенствования….….…30

Заключение ….34

Список использованных источников и литературы ….…3

Введение

Актуальность данной выпускной курсовой работы состоит в том, что умение правильно вести кадровую документацию , является одним из важнейших критериев эффективной работы современной службы управления персоналом.

Цель выпускной квалификационной работы – изучить организацию современной службы управления персоналом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть законодательство в области работы с персоналом.

- рассмотреть, как используются информационные технологи в службе управление персоналом.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является документация по управлению персоналом.

Предмет исследования – организация работы и ведение документации по управлению персоналом.

Следует отметить, что система кадрового делопроизводства не является новой темой в документной науке. Среди наиболее известных теоретиков В.И.Андрееву. Л.Ю. Грудцыну и другие. На сегодняшний день можно говорить о том, что кадровое делопроизводство является актуальной темой как с очки зрения теории документации, так ив практической сфере: проходит большое количество различный семинаров и тренингов области оформления кадровых документов, создаются практические руководства для работников службы кадров и руководителей. Это еще раз подчеркивает актуальность выбранной еще и ее важность в области работы с кадровыми документами. В данной работе находит свое отражение теоретический анализ трудов исследователей вопросов кадровой документации и системы управления персоналом и практиков применения кадровых служб рассматриваются нормативные акты определенной тематики (трудовое законодательство, кадровое делопроизводство), статьи периодической печати.

Научная новизна кадровой работы состоит в анализе документации по работе с персоналом и определения оптимальных путей работы с документами по персоналу с помощью автоматизированных систем.

Практическая значимость заключается в том, что результаты. Полученные в ходе исследования, могут быть использованы в любой кадровой службы.

Для того, чтобы решить задачи управления персоналом, а также задачи формирования и качественного улучшения его состава, необходимо наличие совершенной системы информационного обеспечения работы с кадровым составом. Которая содержит в себе многочисленные информационные аспекты и постоянно обновляется и совершенствуется на основе применения информационных технологий.

Для того, чтобы составить кадровую документацию, необходимо основываться на соответствующих законодательных и подзаконных актах.

Такое понятие, как «кадровая документация» или «документация по личному составу» представляет собой широкий круг документов, которые содержат сведения о сотрудниках и деятельности самой кадровой службы, а именно: персональные и учетные документы, плановые и отчётно-статистические, организационно-распорядительные документы.

Все это в совокупности доказывает, какую большую роль играет кадровое делопроизводство. Особое внимание необходимо уделять документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документам

Выдержка из текста работы

Глава Ι. Нормативно-правовые основы ведения документы по персоналу

Состав документации по персоналу

Персонал – это главный ресурс, без которого невозможно нормальное функционирование, любое учреждение. Он имеет разную численность и состав, выполняет отличительные функции, имеет разный уровень квалификации. Задачи отдела кадров заключается в том, чтобы сделать так, что все вопросы и проблемы решались оперативно и очень грамотно.

Работа отдела кадров и общая организация работы кадрового дела производства обусловлена действующим законодательством и внутренними регламентирующими документами. Все это связано с нюансами работы с огромным количеством персональных документов, зачастую являющихся конфиденциальны

Документы по управлению персоналом делятся на два вида документов – внутренние локальные нормативные акты и внутренние локальные нормативные акты, которые носят исключительно рекомендательный характер .

Внутренние локально-нормативные акты организаций служат основой для юридического закрепления управленческих вопросов в организации. Согласно ст. 5 трудового кодекса Российской Федерации, руководители обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:

- Конституция российской Федерации;

- Трудовой кодекс российской Федерации;

- иные федеральные законы;

- указы Президента Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации и нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации;

- акты органов местного самоуправления;

- самостоятельно разработанные организациями внутренние локально-нормативные акты . Работники кадровой службы обязаны соблюдать положения этих актов, но прежде всего Трудового Кодекса.

Внутренние локальные нормативные акты – это законы, которые создаются внутри самой организации. В них устанавливаются положения с учетом их специфики организацию. Следует отметить. Что внутренние локальные нормативные акты не должны содержать условия, которые снижали бы уровень прав и гарантий работников. Которые установлены Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Для того чтобы придать юридическую силу внутренним локально-нормативным актам необходимо соблюдать определенные правил.

Все документы утверждает руководитель организации, а некоторые документы необходимо согласовывать с профсоюзной организацией или утверждаться с учетом мнения представительного органа сотрудников

Все сотрудники, которые поступают на работу в организацию должны ознакомиться со всеми внутренними локальными нормативными актами, которые касаются непосредственно его деятельности под подпись и также предупреждаются от ответственности в случае их несоблюдения. Ознакомление работника с локальными актами должно проводиться до подписания трудового договора согласно ст. 68 Трудового кодекса российской Федерации.

Внутренние локальные нормативные акты, которые носят рекомендательные характер, включают в себя:

- номенклатуру дел;

- коллективный договор;

- должностные инструкции;

- коллективный договор;

- положение о структурном подразделении;

- положение по оплате труда и стимулированию сотрудников.

При построении документооборота следует выделить организационные документы, являющиеся правовой основой деятельности муниципалитета и содержат положения, которые обязательны для исполнения

К организационным документам относят:

- устав муниципалитета;

- положении о структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления;

- регламент работы;

- структура;

- штатное расписание;

- личная карточка работника;

- доверенность

Организационные документы являются бессрочными, и они действуют до их отмены или до утверждения новых.

Стоит отметить документы, которые необходимы для учета кадров. Сюда следует отнести такие документы: приказ (распоряжение) о приеме на работу, личная карточка работника, штатное расписание. Приказ (распоряжение) о переводе одного работника, график отпусков, приказы (распоряжения) о прекращение трудового договора одного работника, приказы (распоряжения) о поощрении отдельно работника. Все данные документы имеют свою унифицированную форму, заполняются по определенному порядку. Они облегчают руководителю управлять кадрами, с помощью данной группы документов работники отдела кадров упорядочивают документооборот в организации, выстраивается определенный порядок работы с документами.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму №Е-1 и форму №Т-1а, составляется данный документ на основании ранее заключенного договора . Для составления этой формы необходимы реквизиты: наименование структурного подразделения, должность, на которую принимается работник, указывается срок испытания (если такой имеется) , условия приема, а также характер предстоящей работы.

Приказ (распоряжение) подписывает руководитель организации или лицо, которое замещает руководителя и дается работнику под расписку. Данный приказ служит основанием, для записи работником кадровой службы в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются сведения в личной карточке работника.

Форма №Т-2 является для унифицированной для личной карточка работника. Карточка заполняется на работника. Которые оснований приказа был принят на работу . Заполняет карточку представитель кадровой службы на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или иного документа, который подтверждает трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документа о воинском учете; документа об образовании, а также на основании сведений, который сообщил о себе работник. В определенных случаях предусматривается предъявление дополнительных документов.

В случае изменений сведений о работнике в его подписью сотрудника кадровой службы Унифицированная форма №Т-3 применяется для оформления структуры штатного расписания. Штатной численности и штатного состава организации на основании с ее уставом (положением). В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, а также сведения о количестве штатных единиц . Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), которое подписывает руководителем организации или лицом, которое замещает его. Таким же образом в него вносятся изменения.

Форма №Т-5 является унифицированной для приказа (распоряжения) о переводе одного работника или группы работником (форма №Т-5а) на иную работу в той же организации или же в другую местность. В этом случае, совместно с организацией заполняется представителем кадровой службы с учетом письменного согласия работника, который подписывается руководителем организацией или лицом, которое замещает его, объявляется работнику под расписку. На оснований данного приказа (распоряжения) в личной карточке работника, лицевом счете делаются отмети. Также вносится запись в трудовую книжку.

Унифицированная форма №Т-6 применяется для приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска одному работнику или же группе работников (форма №Т-6) составляется на основании действующих законодательств, коллективным договором, локальными актами и трудового договора сотрудником кадровой службы. Подписывает данный документ руководитель организации или же уполномоченное лицо, объявляется работнику под расписку . На основании данного приказа (распоряжения) делаются пометки в личной карточке, на лицевом счете, а также производится расчет заработной платы, которая причитается за отпуск.

Для графика отпусков применяется унифицированная форма №Т-7, которая отражает сведения о времени назначения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников организации на календарный год по месяцам . Данный график является свободным, как и все предыдущие документы подписывается руководителем организации с учетом мотивированного мнения профсоюзного органа.

Если же время отпуска изменилось с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся изменения с размещения лица, которое утвердило график. Следующая унифицированная форма №Т-8 применяется для приказов (распоряжений) о прекращений (распоряжений) трудового договора с отдельными работниками (увольнение), а также для группы работников (форма №Т-8а) применяются эти формы для оформления увольнения работников. Данная форма составляется сотрудником кадровой службы и подписывает ее руководитель организации или лицом, которое имеет на это право, объявляются работникам под расписку в порядке, который установлен в законодательстве Российской Федерации.

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) оформляется записью в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации .При увольнений материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику .

На оснований приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора делается пометка в личной карточке работника, в трудовой книжке, лицевом счете, в итоге производится расчет с работником. Приказы (распоряжения) о поощрении отдельного работника имеют форму №Т-11, а группы работников форму №Т-11а. Они служат для оформления и учета поощрений за успехи и достижения в работе. Эта форма заполняется на оснований представления руководителя структурного подразделения, подписывает его руководитель организации и объявляются работнику под роспись. Делается запись в личную карточку работника и трудовую книжку на оснований приказа (распоряжения).

Также можно выделить еще одну группу документов, которые регулируют учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В эту группу относят: табель учета рабочего времени и расчета оплате руда, расчетно-платежную ведомость и расписку-расчет при увольнении.

Для табеля учета рабочего времени и расчета оплате труда используется унифицированная форма №Т-12, а для табеля учета рабочего времени форма №Т-13. Эти формы применяются для учета времени, которого отработал каждый работник организации и за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени. Чтобы проследить отработанное время, рассчитать оплату труда, составить статистическую отчетность по труду . Табеля составляются в одном экземпляре назначенным лицом. Их подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей ит.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижние графы остаются пустыми .

Форма № Т-49 – расчетно-платежная ведомость, форма №Т-51 – расчетная ведомость, форма №Т-53 – платежная ведомость, применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации . На работников, которые получают заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость. А расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются Данные ведомости составляются только в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульных листах расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости указывается общая сумма, которая подлежит выплате Разрешение на выдачу заработной платы подписывается руководителем организации или доверенному на это лицу. В конце ведомости указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы.

Унифицированная форма №Т-61 – записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Она применяется для расчета и учета заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора . Данная форма составляется сотрудником кадровой службы или доверенным лицом. Расчет заработной платы, которая причитается работнику, и других выплат. Таким образом, можно сделать вывод о том, что документация при управлении персоналом играет огромную роль. От того как будет построена документация, зависит работа в организации в целом.

Заключение

В курсовой работе была рассмотрена организация и ведение документации по особенности функционирование современных служб управления.

Особую роль в привлечении высокопрофессионального персонала, и повышении производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработке и реализации программы развития кадров организации, выявлении способов управления человеческими ресурсами и развитием трудового потенциала в настоящее время играет служба управление персоналом.

Именно служба управление персоналом повышением эффективности работы сотрудников, разработкой и реализацией программ развития персонала.

Существенным фактором является компетентность службы управление персоналом. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или оной претендент.

Результатом деятельности служб управление персоналом должна стать большая вовлеченность людей в работе, знание своих обязанностей и ответственности, развитие трудового потенциала, благоприятный психологический климат. То есть происходит процесс, когда функции кадрового управления человеческими ресурсами меняется от пассивного содействия к активному решению в хозяйственных вопросах сферы управления. Кадровая служба, то есть работа с персоналом. Рассматривает людей как достояние, человеческий капитал, ресурс, который, как и другие ресурсы, надо эффективно использовать для достижения целей. Он предлагает меньший контроль за работниками, но большую мотивацию с стимуляцию труда. Важность этой работы очевидна

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. // Официальный интернет-портал правовой информации. http://www/p*avo.gov.ru. 01.03.2017

2. Трудовой кодекс Российской Федерации : Федеральный закон № 197 –ФЗ от 30.12.2001 // собрание законодательства РФ. 05.01.2002. № 1.

Литература

3. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации. Москва.: Синергия. 2012. 656с.

4. Веснин В.Р. управление человеческими ресурсами. Теория и практика. М.: Проспект. 2013. 688 с.

5. Гагарина Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие / под ред. Проф. Л.Г. Гагариной. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007. 384с.

6. Злобин Е.В. системы электронного документооборота – особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты// Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие. М.: РГГУ. 2004. 301 с.

7. Кибанов А.Я., ивановская Л.В. кадровая политика и стратегия управление персоналом. М.: проспект. 2014. 608с.

8. Кириллов А.В. проблемы государственной кадровой политики Росии, имеющие практический характер // Материалы Ивановских чтений. 2015. №5. 64с.

9. Кожанова Е.Н. организация делопроизводства с нуля // Справочник секретар и офис-менеджера.2013. №1. 94с.

10. Кузнецов Т.В. Кадровое делопроизводство (правовые основы). М.: ИНФРА-М. 2013. 239с.

11. Кузнецова Т.В. Кадровое дело: текущее хранение документов в кадровой службе. Номенклатура дел // Секретарское дело. 2009. №08. 114с.

12. Ловчева М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект. 2013. 80с.

13. Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правило и быстро оформить важнейшие документы по персоналу. М.: Альфа-Пресс. 2014.224с.

14. Оксинойд К.Э. Розина Е.В. управление персоналом: теория и практика. Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации. М.: проспект. 2013. 61с.

15. Профьев С.Е. Современные кадровые технологии в органах власти. М.: ГРИФ. 2015. 378с.